Puesta en marcha inicial

La adaptación de OfiPro Facturación a la normativa Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), comúnmente conocida como VeriFactu, se realizará conforme al siguiente calendario:

•29 de Julio de 2025:

▪Todas las cuentas que se suscriban a OfiPro a partir de esta fecha ya tendrán la versión de OfiPro que incluye la adaptación a VeriFactu.

▪Las cuentas que ya estaban suscritas a OfiPro con anterioridad al 29 de Julio de 2025 podrán actualizarse anticipadamente a la versión de OfiPro que gestiona VeriFactu, de forma opcional y voluntaria.

•1 de Enero de 2026:

▪Todas las cuentas que sean de empresas (los contribuyentes sujetos al Impuesto de Sociedades) serán actualizadas automáticamente a la versión de OfiPro que gestiona VeriFactu, si no se han actualizado voluntariamente antes.

•1 de Julio de 2026:

▪Todas las cuentas que sean de autónomos y profesionales serán actualizadas automáticamente a la versión de OfiPro que gestiona VeriFactu, si no se han actualizado voluntariamente antes.

Es decir, si su cuenta ya tenía una suscripción a OfiPro antes del 29 de Julio, podrá actualizarse a VeriFactu cuando lo desee, y obligatoriamente el 1 de Enero de 2026 si es una empresa, o el 1 de Julio de 2026 si es un autónomo.

La actualización anticipada voluntaria no es reversible, e implica la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria y la impresión del código QR tributario en las facturas, desde el momento de la actualización.

Previamente, OfiPro Facturación ha incluido los siguientes cambios en su operativa:

•No se pueden modificar las facturas una vez que han sido grabadas, aunque sí se pueden modificar aquellos datos de la factura que no tengan relevancia fiscal (por ejemplo el agente, las notas, o los números de serie).

•No se pueden emitir facturas ordinarias sin el NIF del cliente. Para emitir facturas a clientes no identificados, se pueden generar facturas simplificadas, como hasta ahora.

•No se puede modificar el nombre de Empresa, ni el NIF, ni el País de un Cliente, si tiene alguna factura emitida.

•No se pueden emitir facturas con fecha superior al día actual.

•La numeración y fechas de las facturas son correlativas, de forma estricta. Los numeradores de facturas serán automáticos, no se podrán modificar.

•Los datos de las facturas son validados conforme a la nueva normativa, evitando, en la medida de lo posible, y de forma anticipada, la generación de facturas con datos incorrectos.

Estos cambios afectan a todas las cuentas de OfiPro Facturación, independientemente de que posteriormente vayan a estar sujetas a VeriFactu o no (por ejemplo, porque estén sujetas al SII).

Solo a partir de la actualización a la versión de OfiPro que gestiona VeriFactu, OfiPro realizará automáticamente las siguientes tareas:

•Se generará automáticamente un registro de facturación VeriFactu por cada factura emitida (tanto facturas completas como simplificadas). Dichos registros permiten rastrear la creación y modificación de las facturas, y son inalterables.

•Los registros de facturación serán remitidos a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, tan pronto se hayan creado, de forma automatizada.

•Los registros de facturación que hayan sido rechazados, o aceptados con errores, por parte de la Agencia Tributaria, deberán ser corregidos y remitidos de nuevo, normalmente con la creación de una factura rectificativa.

•Las facturas y tiques impresos incluirán un código QR y la palabra "VeriFactu", indicativo de que son facturas verificables en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, por parte de sus receptores (los clientes).

Lea el apartado Introducción a VeriFactu para conocer qué es la normativa VeriFactu, y qué cambios implica para su empresa, y la mecánica de trabajo diario en OfiPro.

La normativa VeriFactu exige remitir los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, tan pronto como se emitan las facturas de ventas.

Para poder remitir los registros, es necesario disponer de un certificado electrónico. El certificado electrónico, o certificado digital, es un archivo que se instala en su ordenador, que está vinculado con una determinada persona física o entidad jurídica, y que permite identificarla.

En VeriFactu, el certificado podrá ser de persona física, de representación de persona jurídica (administrador/representante), o de sello de entidad.

El certificado electrónico tiene que identificar al emisor de las facturas, sea éste una persona física o jurídica. Es decir, el NIF para el que haya sido emitido el certificado tiene que coincidir con el NIF indicado en la opción Mi Empresa de OfiPro.

En el caso de los certificados de representación de persona jurídica (empresa), tiene que identificar al administrador/representante de dicha empresa, mientras que en los de sello de entidad se identifica solamente a la empresa, no al representante.

Si ya dispone de un certificado para presentar impuestos o identificarse ante la Agencia Tributaria, dicho certificado también podrá usarlo en VeriFactu, siempre que coincida con el NIF del emisor de las facturas.

Puede usar el mismo certificado electrónico en todos los ordenadores, o bien usar dos o más certificados distintos si lo desea, pero todos ellos deben ser certificados que identifiquen al emisor de las facturas.

Consulte el apartado Certificados electrónicos para mayor información sobre los certificados digitales, y cómo obtenerlos.

Acceda a la opción Usuarios, en el grupo Configuración de la barra de opciones, y en el apartado Permisos:

Permiso de acceso a VeriFactu activado

•Active el permiso Gestionar VeriFactu en aquellos usuarios que vayan a generar facturas,sean éstas facturas ordinarias o simplificadas (tiques de TPV).

Para poder generar facturas, estos usuarios deberán instalar el certificado electrónico de la empresa en su ordenador (se explica en el siguiente paso).

•Opcionalmente, desactive el permiso en aquellos usuarios que no vayan a generar facturas (o que no vayan a tener un certificado instalado en su ordenador).

Los usuarios que no tengan este permiso activado, además de no poder acceder a las opciones de VeriFactu, tampoco podrán generar nuevas facturas de venta, a partir de la fecha de entrada en vigor de VeriFactu.

Al desactivar este permiso a aquellos usuarios que no vayan a tener un certificado instalado en su ordenador, evitará que dichos usuarios puedan generar facturas por error, ya que no podrían remitirlas, lo cual sería causa de incumplimiento de la normativa (porque la remisión debe ser inmediata, tan pronto como la factura es generada).

Si desea que un determinado usuario pueda generar nuevas facturas, pero no ver los registros de facturación VeriFactu, deje este permiso activo, pero deshabilite las casillas de permisos de lectura sobre la tabla "registros de facturación" en el apartado Permisos de facturación.

Una vez adquirido el certificado electrónico, es necesario instalarlo en Windows, en cada uno de los ordenadores desde los cuales se vayan a emitir facturas de ventas, incluyendo los ordenadores desde los que ejecute la opción TPV para generar tiques (facturas simplificadas).

La instalación es necesaria para poder remitir los registros de facturación generados desde el ordenador.

Consulte el apartado Certificados electrónicos para mayor información sobre los certificados digitales, y cómo instalarlos en Windows.

Si no ha instalado el certificado electrónico en un determinado ordenador, y emite una factura desde él, no se podrá remitir inmediatamente el correspondiente registro de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, incumpliendo la normativa VeriFactu.

El proceso de remisión de los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria será un proceso automatizado, sin intervención del usuario, para no interrumpir la operativa del trabajo de facturación diario. A diferencia de otras opciones, como el SII o la firma de facturas, donde se solicita al usuario que seleccione el certificado electrónico, en VeriFactu el certificado será seleccionado y usado automáticamente, sin intervención del usuario. Por ello, es necesario registrar en OfiPro los certificados que se vayan a usar en la remisión en VeriFactu.

Este registro en OfiPro es independiente del proceso de instalación del certificado electrónico en Windows, proceso ya tratado en el apartado anterior.

La opción Certificados electrónicos VeriFactu, disponible en la opción VeriFactu, dentro del grupo Ventas de la barra de opciones, permite registrar en OfiPro aquellos certificados electrónicos que van a ser usados en la remisión VeriFactu.

Certificados registrados en OfiPro, para uso en la remisión VeriFactu

El registro en OfiPro solo es necesario hacerlo una vez por cada certificado, desde cualquier ordenador en el que el certificado esté previamente instalado en Windows.

Para registrar un certificado:

•OfiPro debe estar ejecutándose en un ordenador en el que el certificado electrónico a registrar esté previamente instalado (en el almacén de certificados de Windows).

•En la pantalla principal de OfiPro, pulse la opción Certificados electrónicos VeriFactu, en el grupo Ventas de la barra de opciones para abrir la lista de certificados registrados.

•Pulse el botón Nuevo en la barra de herramientas.

Se visualizará una ventana de selección de certificados:

Selección del certificado electrónico a registrar, con el filtro para visualizar solo los de mi empresa.

Por defecto, está aplicado un filtro para visualizar solo los certificados que se correspondan con el NIF de la empresa. Puede también aplicar un filtro para visualizar solo los certificados de su representante en VeriFactu.

Si no se visualizase ningún certificado en esta pantalla, verifique que tenga al menos un certificado electrónico instalado en este ordenador, con el NIF de su empresa, ejecutando la opción Ver los certificados electrónicos instalados.

Una vez seleccionado el certificado adecuado, pulse el botón Registrar.

Antes de registrar el certificado, se verifica que éste sea aceptado en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Podría no ser aceptado por ejemplo porque no sea un certificado de autenticación, porque no coincida con el NIF de la empresa, por estar caducado o revocado, etc.

Si el certificado es aceptado en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, se registra en OfiPro, y se visualiza la pantalla con sus datos:

Pantalla del certificado registrado

Cierre la ventana para dar por completado el proceso.

Si ha registrado más de un certificado, puede cambiar la prioridad de uso de cada uno de ellos, ejecutando la tarea Ordenar la prioridad de los certificados. A la hora de remitir a VeriFactu, si OfiPro detecta varios certificados instalados en un mismo ordenador, los utilizará siguiendo la prioridad establecida en el campo Prioridad, de menor a mayor.

Se da prioridad a los certificados de la propia empresa sobre los del representante en VeriFactu. Es decir, si quiere usar un certificado de representante, no puede tener instalado un certificado de la propia empresa en el ordenador desde el que vaya a remitir.

Para poder usar un determinado certificado electrónico en la remisión de VeriFactu, es necesario cumplir con 2 requisitos:

•El certificado debe estar instalado en el ordenador (en el almacén de certificados de Windows).

•El certificado debe estar registrado en OfiPro, como certificado para la remisión VeriFactu.

En cada ordenador desde el que vaya a facturar:

•Ejecute la opción Ver los certificados electrónicos instalados, en el grupo Utilidades de la barra de opciones.

•Verifique que en la lista consta al menos un certificado en el que el campo Registrado VeriFactu indique Si.

Desde este ordenador se podrá remitir a VeriFactu, ya que uno de los certificados indica "Si" en el campo "Registrado VeriFactu"

Si un certificado que Vd. espera que salga en esta lista no lo hace, es porque no está instalado en Windows. Proceda a instalarlo en el ordenador, como se ha explicado en el paso 4, y a continuación vuelva a ejecutar esta opción.

Si un certificado sí aparece en la lista, pero indica "No" en la columna Registrado VeriFactu, es porque no ha sido registrado en OfiPro como certificado para usar en la remisión VeriFactu. Regístrelo, como se ha explicado en el paso 5, y a continuación vuelva a ejecutar esta opción.

Las facturas emitidas (tanto completas como simplificadas) deberán imprimir un código QR en la cabecera de la misma, cuya lectura (por ejemplo, con un teléfono móvil) permite a los clientes que reciben dicha factura puedan verificar que ésta esté registrada en la Agencia Tributaria, tal y como indica la normativa VeriFactu.

Factura impresa con el código QR tributario

Si su empresa utiliza solamente las plantillas estándar de OfiPro para imprimir Facturas y Facturas simplificadas, éstas están ya adaptadas a la nueva normativa, e imprimirán el código QR en la cabecera, tan pronto active VeriFactu en su empresa.

Si en su empresa utiliza alguna plantilla a medida de facturas, en vez de la estándar, deberá adaptarla, añadiéndole el código QR. Imprimir facturas sin el código QR tributario supondría un incumplimiento de la normativa VeriFactu.

Las plantillas a medida se distinguen del resto porque tienen un dibujo de un lápiz a la izquierda de su nombre.

La plantilla "Mi factura" es una plantilla personalizada

OfiPro incorporó el código QR a las plantillas estándar de facturas en Abril de 2025, por lo cual si su plantilla a medida fue generada a partir de dicha fecha, ya incluirá el código QR, y por tanto, no requerirá ninguna adaptación.

Puede verificar si su plantilla a medida está adaptada o no a VeriFactu, seleccionado en la pantalla de impresión, y en el botón de configuración de plantillas (el botón con el dibujo de una rueda), ejecutar la opción Configuración avanzada. En la pantalla de la configuración avanzada, si la casilla formato VeriFactu no está activada, es que su plantilla debe ser adaptada.

Para añadir el código QR a una plantilla a medida, puede hacerlo de dos formas:

•Eliminando la plantilla a medida actual, y volviendo a generarla, pero a partir de la factura estandar de OfiPro. Es decir, crear una copia de la plantilla estandar y posteriormente, sobre dicha copia, añadirle los cambios personalizados que necesite. Desde este modo, como la plantilla estandar ya incluye el código QR, la nueva plantilla a medida también lo incluirá. Para ello, siga los pasos indicados en el apartado Personalización de plantillas.

•Añadir el código QR directamente a su actual plantilla a medida. Para ello, siga los pasos indicados en el apartado Añadir el código QR VeriFactu a una plantilla a medida.

Recuerde que la obligación de imprimir el código QR incluye a las facturas simplificadas (tiques), por lo que deberá adaptar todos sus formatos a medida de facturas de ventas, tanto de facturas completas como de simplificadas.

Puede proceder a adaptarlas cuanto antes, ya que el código QR no se imprimirá hasta que la normativa entre en vigor para su empresa (realmente, hasta que la factura a imprimir tenga asociado algún registro de facturación VeriFactu).

Se recomienda eliminar todos los formatos a medida de facturas y de facturas simplificadas que no hayan sido adaptados a VeriFactu, para evitar incumplimientos de la normativa.

El sistema VeriFactu no aceptará que los datos del Emisor de las facturas (NIF y nombre de Empresa) no coincidan con los que la Agencia Tributaria tiene en su propio censo tributario.

Por tanto, es imprescindible revisar que el nombre y el NIF de su empresa que tiene grabados en OfiPro sean válidos ante el censo de la Agencia Tributaria.

Para ello, ejecute la opción Mi Empresa, situada en el grupo Configuración de la barra de opciones, y en el apartado Empresa compruebe que la casilla NIF verificado esté activada.

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Si la casilla NIF verificado no estuviese activada, pulse el botón Validar el NIF, el aspa azul a la derecha del campo NIF. Necesitará un certificado digital instalado en su ordenador para realizar la validación.

Si la validación le indica que el NIF / Empresa no han sido validados en el censo tributario, corrija el nombre o el NIF de la empresa, y vuelva a pulsar el botón Validar el NIF hasta que se haya validado correctamente y la casilla NIF verificado quede activada.

Si el Emisor de las facturas es una persona física (no una persona jurídica), el nombre de la Empresa tiene que ser el nombre y apellidos del Emisor, no el nombre comercial de su negocio, y debe coincidir de forma más o menos exacta con el que la Agencia Tributaria tiene asociado a su NIF.

Es frecuente que, en el caso de autónomos y pequeños comercios, se indique como nombre de la Empresa su "nombre comercial", en vez del nombre de la persona física. Por ejemplo, "Panadería El Pan rústico" en vez de "Juan Garrido García". En este ejemplo, la Agencia Tributaria rechazaría dicha factura, obligando a emitir una rectificativa posterior con el nombre "correcto".

El sistema VeriFactu no aceptará aquellos registros de facturación en los que la identificación del Cliente no coincida con los datos que la Agencia Tributaria tiene en su propio censo tributario.

Cuando el Cliente de la factura emitida es una persona física (no una persona jurídica), el nombre de la Empresa tiene que ser su Nombre y Apellidos, no el nombre comercial de su negocio, y debe coincidir de forma más o menos exacta con el que la Agencia Tributaria tiene asociado a su NIF.

Es frecuente que, en el caso de autónomos y pequeños comercios, los clientes sean identificados en las facturas con su "nombre comercial", en vez del nombre de la persona física. Por ejemplo, "Panadería El Pan rústico" en vez de "Juan Garrido García". En este ejemplo, la Agencia Tributaria rechazaría dicha factura, obligando a emitir una rectificativa posterior con el nombre "correcto".

Por tanto, es importante revisar que tanto los NIF como los nombres de los clientes, sean correctos.

Para verificarlos, y en su caso corregirlos, abra la lista de Clientes en la pantalla principal de OfiPro, y ejecute la tarea Verificar el NIF de los clientes.

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Deje activada la casilla Verificar NIFs en el censo de la Agencia Tributaria. Necesitará un certificado digital instalado en su ordenador para realizar la verificación.

Corrija el nombre de empresa y/o el NIF de todos los clientes que se listen como erróneos.

Cuando OfiPro se actualice a la versión que gestiona VeriFactu, NO SE PODRÁN EMITIR FACTURAS A UN DETERMINADO CLIENTE, si su NIF no ha sido verificado en el censo tributario (si se permitiese, dichas facturas podrían ser rechazadas por la Agencia Tributaria, lo cual obligaría a generar una factura rectificativa posterior, con el NIF corregido).

Es importante que, en el momento de realizar el alta de nuevos clientes, valide su nombre y NIF respecto al censo de la Agencia Tributaria, pulsando directamente el botón Validar NIF (el aspa azul a la derecha del NIF) en la ficha del Cliente, antes de darlo de alta.

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También será necesario realizar la validación de nuevo cuando se modifique el nombre de Empresa o el NIF de un cliente ya existente.

En la opción Mi Empresa, situada en el grupo Configuración de la barra de opciones, apartado VeriFactu, se indica la fecha de activación de VeriFactu, o bien el motivo de desactivación, si su empresa no va a estar sujeta a la normativa de Sistemas Informáticos de Facturación - VeriFactu.

•Las cuentas que se hayan suscrito a OfiPro a partir del día 29 de Julio de 2025 ya tendrán automáticamente la versión de OfiPro que incluye la gestión de VeriFactu activada.

•Las cuentas que ya tenían una suscripción a OfiPro antes del 29 de Julio de 2025 podrán actualizarse a VeriFactu cuando lo deseen, de forma opcional y voluntaria, o bien obligatoriamente:

▪El 1 de Enero de 2026 si es una empresa (contribuyente sujeto al Impuesto de Sociedades).

▪El 1 de Julio de 2026 si es un autónomo o profesional.

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La gestión de VeriFactu está activada por defecto en todas las cuentas de OfiPro. Solo debe desactivarla si está seguro de que su empresa no está sujeta a VeriFactu, indicando el motivo por el cual no está sujeta.

Al desactivar VeriFactu, no se generarán los correspondientes registros de facturación, ni serán remitidos a la Agencia Tributaria, lo cual supondría un incumplimiento de la normativa en caso de que su empresa sí estuviese sujeta a VeriFactu.

La actualización anticipada voluntaria no es reversible, y tiene toda la trascendencia tributaria, incluyendo la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria y la impresión del código QR tributaria en las facturas, desde el momento de la actualización.

Están sujetas a la normativa VeriFactu todas las empresas y autónomos, con las siguientes excepciones:

•Empresas sujetas al SII - Suministro Inmediato de la información del IVA.

•Empresas que tengan su domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra.

•Empresas no establecidas en territorio español.

•No aplicación por el artículo 5 del RD 1007/2003

Para una información detallada sobre qué empresas están sujetas a VeriFactu, consulte el siguiente enlace: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/cuestiones-generales-ambitos-aplicacion.html

Solamente el usuario Administrador puede activar o desactivar VeriFactu.

Para evitar su desactivación por error, se pide confirmación:

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Una vez que haya sido creado al menos un registro de facturación en un determinado año, durante dicho año no se permite la desactivación de VeriFactu.

Tampoco se permite su desactivación al comenzar un nuevo año, cuando existen registros pendientes de remitir o de corregir.

A partir del día configurado para la activación de VeriFactu, OfiPro se actualizará automáticamente y desde ese momento se realizarán las siguientes tareas:

•Se generará automáticamente un registro de facturación VeriFactu por cada factura emitida (tanto facturas completas como simplificadas). Dichos registros permiten rastrear la creación y modificación de las facturas, y son inalterables.

•Los registros de facturación serán remitidos a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, tan pronto se hayan creado, de forma automatizada.

•Los registros de facturación que hayan sido rechazados, o aceptados con errores, por parte de la Agencia Tributaria, deberán ser corregidos y remitidos de nuevo, normalmente con la creación de una factura rectificativa.

•Las facturas y tiques impresos incluirán un código QR y la palabra "VeriFactu", indicativo de que son facturas verificables en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, por parte de sus receptores (los clientes).

Recuerde que a partir de ahora, si va a ejecutar OfiPro en un nuevo ordenador, para poder emitir facturas desde éste, necesitará:

•Instalar el certificado electrónico de la empresa en dicho ordenador.

•Ejecutar la opción Ver los certificados electrónicos instalados, en el grupo Utilidades de la barra de opciones, y verificar que en la lista consta al menos un certificado en el que el campo Registrado VeriFactu indique Si.

Lea el resto de los apartados de este Centro de ayuda sobre VeriFactu, y sobre todo el apartado Preguntas frecuentes sobre VeriFactu para anticipar las dudas que le surgirán ante la implantación de la nueva normativa.

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