OfiPro incluirá todas las adaptaciones necesarias para cumplir con los requisitos de la nueva normativa. Como es tradicional en OfiPro, el diseño se realizará, en la medida de lo posible, de forma que se evite que los usuarios puedan cometer errores tanto en la entrada de datos como en la operativa del programa.
Deberá tener en cuenta las siguientes novedades:
•Las facturas, facturas rectificativas, y facturas simplificadas (tiques de TPV) son inalterables. Una vez grabadas, no se pueden modificar.
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Es decir, una vez la factura ha sido grabada, ya no podrá añadir más artículos, ni eliminarlos, ni cambiar precios, ni la fecha de la factura, etc. Aunque sí se podrán modificar aquellos datos de la factura que no tengan relevancia fiscal (por ejemplo, el Agente asignado a la factura, el Transportista, o las Notas).
Tenga en cuenta que la subsanación a posteriori de cualquier error u omisión en una factura requerirá la emisión de una factura rectificativa.
Como excepción, se permitirá eliminar una factura cuando ésta haya sido expedida por error, cuando la venta realmente no se haya producido. Cualquier otro supuesto requerirá la emisión de una factura rectificativa.
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Para evitar errores en las facturas, es mejor no crearlas directamente desde la pantalla de facturas, sino crearlas siempre a partir de otros documentos previos (como albaranes). Si prefiere hacerlas manualmente, sin pasar por albarán, puede crear primero una factura proforma, a modo de borrador, y una vez que la proforma ha sido revisada por completo (por ejemplo, imprimiéndola para verificarla con todos los datos claramente visibles en papel), crear la factura a partir de dicha proforma.
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Si está acostumbrado a generar facturas a partir de otros documentos, como presupuestos o albaranes, o a generarlas desde contratos, y a continuación repasarlas para añadir o modificar artículos en la factura generada, ya no podrá hacerlo. Una vez generada la factura, no se puede modificar. A partir de la entrada en vigor de la nueva normativa, tendrá que realizar las modificaciones previamente, en el documento de origen.
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•No se podrán modificar los numeradores de las facturas de ventas ni de los tiques, y se impedirá la creación de nuevas facturas cuyos números y fechas no sean correlativas.
Las facturas emitidas deben ser correlativas, es decir, seguir un orden secuencial sin huecos, tanto por numeración como por fechas. Con la entrada en vigor de la nueva normativa, la gestión de los códigos de facturas y tiques será totalmente automática, no se podrán entrar de forma manual. Además, se impedirá que las fechas de las facturas no sean correlativas con la numeración.
Es decir, las facturas de ventas serán correlativas, tanto en la numeración como en las fechas, de forma automática.
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Realmente, las facturas siempre fueron correlativas en OfiPro, pero dado que se podía dar de baja una factura que se hubiese creado con errores para volver a darla de alta con los datos correctos, también se permitía modificar manualmente el numerador de facturas. Con la entrada en vigor de la nueva normativa, no se permitirá la entrada manual de los códigos de facturas y tiques, sino que el numerador será totalmente automático.
Seguirá permitiéndose la modificación de los códigos en el resto de documentos (albaranes, presupuestos, etc.), así como la modificación de sus numeradores.
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•No se podrá modificar el nombre de la Empresa ni el NIF de un cliente, una vez se le haya emitido una factura.
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En las fichas de clientes, no se permitirá modificar el nombre de la Empresa ni el NIF, si el cliente tiene alguna factura emitida, sea ésta completa o simplificada (tique de caja).
En el caso de que haya emitido una factura a un cliente con un NIF o un nombre de empresa incorrectos, deberá crear una ficha de un nuevo cliente con los datos correctos, y emitir una factura rectificativa con el nuevo cliente.
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•Los registros de facturación serán remitidos a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Los registros de facturación, que contienen un resumen de los principales datos de las facturas, junto con la fecha, hora, minuto y segundo de su creación, deben ser remitidos a la sede electrónica de la Agencia Tributaria tan pronto como la factura sea emitida.
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A diferencia del sistema del Suministro Inmediato de la Información del IVA (SII), en el que se dispone de 4 días para realizar el envío de las facturas al servidor de la Agencia Tributaria, en la nueva normativa las facturas deben remitirse de inmediato, tan pronto sean emitidas.
La obligación de remisión de los registros de facturación no se aplicará a los obligados al Suministro Inmediato de la Información del IVA (SII) o al Ticket Bai, ni a algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca, y tampoco a una serie de operaciones excluidas de la obligación de facturar.
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•Se requiere un certificado electrónico para remitir las facturas a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
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Solo podrá remitir facturas desde aquellos ordenadores en los que tenga instalado el correspondiente certificado electrónico. Y dado que existe la obligación de remitir las facturas tan pronto se emiten, necesitará instalar un certificado electrónico en cada uno de los ordenadores desde los que vaya a generar nuevas facturas, incluyendo los terminales de TPV para generar tiques (facturas simplificadas).
Para que la empresa pueda facturar sin interrupciones, tendrá que tener en cuenta la fecha de caducidad de los certificados, para renovarlos a tiempo. Y también deberá tener en cuenta el hecho de que al renovar un certificado, debe sustituirlo de inmediato en todos los ordenadores que lo usen, porque el certificado anterior es revocado tan pronto se emite el nuevo, y ya no será válido para realizar la remisión.
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Es conveniente tener en la empresa dos certificados con fechas de generación diferentes, preferiblemente generados por dos entidades diferentes, para poder remitir las facturas con uno u otro alternativamente. De esta forma, si tiene problemas técnicos con uno de ellos, y también durante los procesos de renovación en que el certificado antiguo deja de funcionar, puede seguir facturando con el certificado alternativo.
OfiPro le avisará con antelación cuando sea necesario renovar los certificados que esté usando para facturar.
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•Los formatos estándar de impresión de facturas, facturas rectificativas, y facturas simplificadas serán adaptados automáticamente a la nueva normativa, incluyendo la impresión del Código QR y la frase "VERI*FACTU".
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Si en su empresa está usando un formato de impresión a medida en las facturas o tiques (no el formato estándar incluido en OfiPro por defecto), deberá rehacerlo, preferiblemente a partir de nuestro propio formato estándar, para asegurarse de que su formato a medida incluya todos los requisitos especificados en la normativa.
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Las impresoras de TPV muy antiguas, aquellas que se conectan directamente al puerto COM o LPT del ordenador, deben ser sustituidas por impresoras más modernas, para poder imprimir los códigos QR.
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•No se podrá restaurar la copia de seguridad del día anterior, tras haber realizado algún cambio masivo en los datos por error, para subsanar el problema retrocediendo al estado anterior de los datos.
Por ejemplo, imagínese que a finales del mes de Enero un usuario ejecuta la opción de facturar contratos, y al entrar el mes a facturar en la pantalla se equivoca e indica el mes de Febrero. Una vez que el programa ha generado todas las facturas a partir de los contratos, se da cuenta de que las fechas de las facturas generadas son erróneas. Con la nueva normativa, las facturas son inalterables, por lo cual no habría más solución que emitir una factura rectificativa por cada una de las facturas generadas. Si fuesen cientos, o miles, estaríamos ante un problema considerable.
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OfiPro incluirá mayores controles en la facturación, avisando previamente al usuario de posibles errores en la entrada de datos, de forma que el problema del ejemplo anterior no se podrá dar. Pero por muchos controles y avisos que OfiPro incluya, un usuario siempre se podrá despistar y realizar algún cambio masivo incorrecto en los datos, que posteriormente no podrá deshacer. Es importante, por tanto, ser muy cuidadoso a la hora de facturar, especialmente en las opciones de facturación masiva, como la facturación periódica de contratos, la facturación mensual de albaranes, etc.
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