La opción Clientes está accesible desde el grupo Ventas de la barra de opciones.
Ficha de clientes
Al dar de alta una nueva ficha de un Cliente, se requieren tres datos: Código, Empresa y Nombre comercial. El Código se asignará automáticamente al grabar la ficha, si se deja el valor cero (que es del valor por defecto), como se explica en el apartado Numeradores de ficheros. En Empresa introduzca el nombre real de la empresa, dejando el Nombre comercial para la marca o nombre visible al público de la empresa o establecimiento. Si ambos campos coinciden, o no desea utilizar uno de ellos, puede dejar el mismo valor en ambos.
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Los cambios que se realicen en la ficha de un Cliente en Empresa, Nombre Comercial, NIF y Dirección afectan a todos los documentos ya existentes de dicho Cliente.
Sin embargo, los cambios en el resto de datos, como el descuento comercial, el régimen de IVA, y similares, solo afectarán a los documentos que se creen a partir del cambio, respetándose los documentos creados previamente.
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El NIF (Número de Identificación Fiscal) se valida, impidiéndose la entrada de un NIF incorrecto.
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La validación del NIF, realizada conforme a la normativa de España y del resto de países de la Unión Europea, también tiene en cuenta el País.
Si un cliente tuviese un NIF correcto y se cambiase el País de España a Francia, ya no se aceptaría, ya que el NIF español no sería correcto con la normativa de Francia.
En el caso de clientes intracomunitarios, la validación del VAT (número de IVA para operaciones intracomunitarias) verifica que las 2 primeras letras se correspondan con el País. Por ejemplo, los VAT de Francia deben comenzar por las letras FR, los de Alemania por las letras DE, etc.
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Para poder emitir facturas a clientes intracomunitarios (no nacionales) sin repercutir el IVA, se debe previamente acreditar que su VAT está registrado en el VIES, un censo de operadores intracomunitarios gestionado por la Comisión Europea.
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OfiPro permite validar la existencia de un NIF a través del servicio de validación de la Agencia Tributaria, y validar un VAT en el VIES (esta última opción aparecerá activado cuando el NIF corresponda a un país de la Unión Europea).
Para poder usar el servicio de validación del NIF, la Agencia Tributaria requiere un DNIe o certificado electrónico. Para facilitar múltiples validaciones, OfiPro solo solicita dicho certificado la primera vez que se accede al servicio. |
Validación del NIF o del VAT
En el caso de que el NIF sea de una entidad jurídica, se compara además el nombre de la Empresa con la Razón Social que la Agencia Tributaria asigna a dicho NIF. En caso de que no coincidan, se avisa, y se da opción a actualizarla en OfiPro.
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Recuerde que la normativa vigente no permite emitir facturas sin identificar a los clientes con su NIF, salvo en el caso de las facturas simplificadas (emitidas desde la opción TPV).
Si no conoce el NIF de un determinado cliente o proveedor, pero OfiPro le obliga a entrar uno (por ejemplo, porque éste tenga emitidas facturas), puede temporalmente entrar el número 0 como NIF, para que sea aceptado. Recuerde cambiarlo por el NIF correcto posteriormente. |
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Al dar de alta un Cliente, si ya existe otro con la misma Empresa, Nombre Comercial o NIF, se muestra un aviso, para evitar dar de alta el mismo cliente dos veces. |
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En el campo Correo electrónico puede grabar varias cuentas, separándolas entre sí por un punto y coma. Así, cada vez que le envíe un correo a dicho cliente, lo recibirá en todas las cuentas indicadas. |
En la pestaña General de la ficha del Cliente se indica el Régimen de IVA del cliente, se asigna una Divisa por defecto, un Agente, un Transportista y un Idioma (en el caso de que desee utilizar descripciones de artículos diferenciadas por idiomas). Además se pueden especificar otros datos como la Página web, el Riesgo máximo, etc.
 Apartado General de la ficha de clientes
Régimen de IVA: Seleccione el adecuado para el Cliente:
•Régimen general. •Intragrupo: operaciones interiores intragrupo. •Régimen especial de bienes usados: operaciones interiores en el régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección. •Régimen especial de agencias de viaje: operaciones interiores en el régimen especial de agencias de viaje. •Recargo de equivalencia. •Exento: exento en operaciones interiores. •Inversión S. P. op. interiores: inversión de sujeto pasivo en operaciones interiores. •Intracomunitario: entregas de bienes a otros países de la Unión Europea. •Intracomunitario, inversión del sujeto pasivo: prestaciones de servicios en otros países de la Unión Europea. •Exportación: exportaciones de bienes a países no pertenecientes a la Unión Europea. •Exportación, inversión del sujeto pasivo: prestaciones de servicios a otros países no pertenecientes a la Unión Europea. •Operación IPSI/IGIC: entregas de bienes sujetas al IPSI (Impuesto sobre la Producción, Servicios e Importación, en Ceuta y Melilla) o al IGIC (Impuesto General Indirecto Canario), no sujetas al IVA por reglas de localización. •Operación IPSI/IGIC, inversión del sujeto pasivo: prestaciones de servicios sujetas al IPSI o al IGIC, no sujetas al IVA por reglas de localización.
Indique las categorías a las que pertenece el Cliente, como Grupo, Tipo o Zona. Las categorías establecen clasificaciones de los Clientes, que posteriormente permiten hacer filtros en los listados, búsquedas, o a la hora de facturar o aplicar promociones hacerlo solamente de una determinada categoría de Clientes.
Consulte también en este apartado, el riesgo y la deuda de su cliente, en los siguientes campos:
Riesgo máximo: Indique el riesgo máximo que está dispuesto a asumir para el cliente. Indique cero para indicar que el cliente no tiene riesgo máximo.
Riesgo actual: Visualiza el Importe no cobrado de las Facturas, Albaranes y Pedidos del Cliente. Solo se consideran los Pedidos en Firme, y solo por los importes de los artículos pendientes de servir. Sólo los cobros confirmados reducen el riesgo del cliente.
Deuda actual: Visualiza el Importe no cobrado de las Facturas del Cliente.
Nuestro Código de Proveedor: El código que el Cliente ha asignado (en su programa de facturación) a nuestra propia empresa como proveedor suyo.
En Estado puede indicar si el Cliente está activo o inactivo. Los clientes inactivos no aparecerán por defecto en las listas y listados de clientes.
Fecha de Alta: Visualiza la fecha en la que el Cliente fue dado de alta.
Último Documento: Visualiza la fecha del último documento del Cliente.
Último Contacto: Puede indicar aquí, a título informativo, la fecha en que mantuvo el último contacto con este cliente.
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En el apartado Facturación se configuran los parámetros relativos a la facturación, tarifas, descuentos, riesgos, forma de cobro, etc. Se encuentra dividido en tres pestañas, una relativa a la facturación propiamente dicha, otra relativa a los cobros, y una tercera a la factura electrónica.
Descuento comercial es el porcentaje de descuento aplicable por defecto a todos los artículos que se vendan a este Cliente.
Descuento financiero es el descuento por pronto pago o similar a aplicar por defecto en los documentos del Cliente. Si se especifica un porcentaje negativo, se aplicará un Recargo financiero. Recuerde que OfiPro también gestiona descuentos financieros según la forma de cobro.
 Apartado Facturación de la ficha de clientes
El descuento comercial afecta a las líneas (artículos) de los documentos, mientras que el descuento financiero afecta a la globalidad del documento, por lo que puede usarse como un descuento general, sin necesidad de especificar el descuento en cada artículo.
Retención es el porcentaje de retención a aplicar por defecto en los documentos del Cliente.
Tarifa de PVP y Tarifa de Descuento: Indica la tarifa de precios de venta al público y de descuento comercial (1 a 9) que se aplicará por defecto a este Cliente. En cada Artículo, se pueden especificar hasta 9 tarifas de precios y descuentos diferentes. Indique Tarifa de descuento cero si no se desea aplicar ninguna tarifa de descuento por defecto a este Cliente.
Periodicidad de facturación: permite especificar cada cuánto tiempo se va a facturar al Cliente: diariamente, quincenalmente, mensualmente, etc. Especifique Ninguna si la periodicidad es indefinida. Cuando ejecute la opción que genera Facturas a partir de Albaranes podrá hacerlo de todos los clientes, de uno solo en concreto, o de aquellos que tengan una determinada periodicidad de facturación. No es necesario cumplir estas periodicidades; solamente son una forma de seleccionar un determinado grupo de clientes a los que se ha de facturar de forma conjunta.
Portes: Tipo de portes (pagos o debidos) con que se crearán por defecto los Documentos del Cliente.
Número de copias de los Documentos: Indica el número de copias que se imprimirán por defecto de los documentos (Presupuestos, Albaranes, …) de este Cliente, salvo las Facturas, que se indica en Número de copias de Facturas.
Valorar Albaranes: indique si se desea valorar o no los albaranes de este Cliente (es decir, si se deben imprimir o no los Importes de los artículos en los albaranes): Si, No, o Decidir al imprimir.
Valorar Depósitos: indique si desea valorar o no los depósitos de ese Cliente.
Almacén de Depósitos: Indique el almacén que usará como almacén lógico de Depósitos para este Cliente.
Agrupar Contratos en una sola factura: Similar a la opción anterior, para los Contratos. Los Contratos reflejan cuotas a facturar al Cliente con una determinada periodicidad (normalmente mensual). Si un Cliente tiene varios Contratos, con esta casilla indica si se deben agrupar o no en una sola Factura a la hora de facturarlos.
Agrupar Albaranes en una sola factura: Si se marca esta opción, cuando se facture, se agruparán todos los Albaranes de este Cliente en una sola Factura. Si no se marca, se generará una Factura independiente por cada Albarán.
En la pestaña Cobros podrá escoger distintas posibilidades para configurar los cobros del cliente.
 Configure la forma de cobro del cliente
Forma de Cobro: Permite seleccionar una forma de cobro a aplicar por defecto en los Documentos del Cliente.
Días de cobro: Indica los días en que se le ha de cobrar al Cliente. Los vencimientos de las Facturas del Cliente se ajustarán a los días aquí indicados. Especifique un cero si no desea configurar días de cobro para el cliente.
Mes de no cobro: permite especificar un mes en que no cobrarle al Cliente (normalmente, Agosto). Los vencimientos que coincidan en dicho mes se pasarán al siguiente.
Tiene mandato: Casilla indicativa de que disponemos de al menos un mandato del cliente para realizar adeudos directos. No se tienen en cuenta los mandatos revocados.
Banco e IBAN: Nombre del banco e identificación de la cuenta bancaria del Cliente.
Con la entrada en vigor de la norma SEPA, el IBAN (Código Internacional de Cuenta Bancaria) ha sustituido al antiguo CCC (Código Cuenta Cliente) como el único identificador válido para una cuenta bancaria en cualquier país de la Unión Europea.
El IBAN está formado por una secuencia de caracteres alfanuméricos: •Los dos primeros caracteres identifican el país de la cuenta. En el caso de España, ES. •Los dos caracteres siguientes: son dígitos de control que permiten validarlo. •Los restante veinte caracteres corresponden a la identificación de la cuenta.
Ejemplo de una código IBAN de España: •ES852013 0133 32 1234567890
Tarjeta de crédito: Tipo de tarjeta de crédito, número y fecha de caducidad de la misma, necesario si va a cobrar por tarjeta al Cliente. El CVV2/CVC2 es un código de seguridad de tres dígitos impreso al dorso de la tarjeta.
En la pestaña Factura electrónica podrá escoger distintas posibilidades para configurar la emisión de facturas electrónicas para el cliente.
 Configure las facturas electrónicas del cliente
Admite Factura electrónica: Active esta casilla para emitir facturas electrónicas a este Cliente (su consentimiento expreso es un requisito legal). Si la activa, deberá indicar un correo electrónico específico para el envío de las facturas electrónicas.
Si el cliente al que va a emitir facturas electrónicas es Administración Pública, active la correspondiente casilla, para que las facturas se remitan al FACe, el portal en el que se presentan las facturas electrónicas emitidas a las administraciones públicas. A continuación, rellene los códigos DIR3 que identifican ante el FACe la administración pública a la que va destinada la factura: Fiscal (Oficina contable), Receptor (órgano gestor), Pagador (unidad tramitadora), y Comprador (órgano proponente, opcional).
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En el apartado Ficha, en la pestaña Contactos, podrá guardar los datos de las personas de Contacto en la empresa del Cliente. Además del cargo, departamento, teléfono, correo electrónico, etc., de cada persona, también puede guardar un texto libre.
 Personas de contacto del cliente
En la pestaña Direcciones de envío puede registrar las direcciones de envío que puede tener el Cliente, cuando son distintas a la propia dirección fiscal que consta en su ficha.
En los albaranes y etiquetas de envío del Cliente podrá seleccionar una de sus direcciones de envío. Si marca una de las dirección como dirección por defecto, ésta será aplicada automáticamente en la creación de nuevos documentos de venta (albaranes, facturas, etc.).
A cada Dirección de envío puede asignarle una determinada persona de Contacto, así como guardar un texto libre.
 Direcciones de envío del cliente
En la pestaña Tienda online, si el cliente ha sido dado de alta desde la tienda online, estará marcada la casilla Cliente en Tienda Online, y constará su Código en Tienda Online.
En la pestaña Campos libres dispone de varios campos de uso libre, para almacenar en ellos la información que Vd. estime oportuna sobre los Clientes.
Recuerde que puede utilizar los filtros para emitir listados, etiquetas, etc., basados en el contenido de dichos campos.
 Campos libres en la ficha del cliente
Por último en la pestaña Cuentas podrá indicar la cuenta contable a asignar a este Cliente en la contabilidad.
 Indique la cuenta contable de este Cliente en la contabilidad
La cuenta se entra desglosada por niveles (por ejemplo, en la cuenta 430.10.123 el nivel 3 es 430, el nivel 4 es 10, y el nivel 5 es 123), ya que en la contabilidad el número de dígitos de cada nivel es dinámico, se puede aumentar o disminuir según las necesidades de desglose en la contabilidad. Por defecto, la cuenta contable asignada será la 430.0.x, donde x es el propio Código del Cliente.
Opcionalmente también puede indicar el número de cuenta contable a asignar como contrapartida (como cuenta de venta) en la contabilidad, en los asientos de ventas de este Cliente. Igual que en el caso de la cuenta contable, se entra desglosada por niveles. Dejándola vacía se usará la cuenta de ventas que se especifique en OfiPro Contabilidad, en la opción Contabilización de datos de facturación.
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En este apartado puede configurar precios específicos de cliente por artículos y por grupos de artículos.
 Precios y descuentos de cliente por artículo en OfiPro
Para dar de alta un nuevo Precio o Descuento para un determinado Artículo, o eliminar uno existente, utilice los botones Alta y Baja situados a la derecha de la rejilla de datos.
La Fecha Inicial y Fecha Final indican la fecha a partir de la cual el Precio y Descuento tendrá efecto. La fecha final es opcional. Puede utilizarla para dar por finalizado el precio o descuento específico para el cliente, sin necesidad de borrarlo del fichero, a fin de conservar un histórico de los precios y descuentos negociados.
El Tipo de PVP puede ser:
•Fijo: el Cliente tendrá un precio fijo en el Artículo.
•Lineal: asigna un aumento o disminución lineal respecto al precio de tarifa que tenga el Artículo. Por ejemplo, si el precio de tarifa del Artículo son 100 euros, un tipo de PVP lineal de -10 euros (con signo negativo) hará que al Cliente le quede un precio de 90 euros. Si posteriormente el precio de tarifa del Artículo aumentase a 105 euros, el del Cliente quedaría a 95 euros.
•Porcentual: asigna un aumento o disminución porcentual respecto al precio de tarifa que tenga el Artículo. Por ejemplo, si el precio de tarifa del Artículo son 100 euros, un tipo de PVP porcentual del -10% (con signo negativo) hará que al Cliente le quede un precio de 90 euros. Si posteriormente el precio de tarifa del Artículo aumentase a 110 euros, el del Cliente quedaría a 99 euros.
El Tipo de Descuento también puede ser, como en el caso de los precios:
•Fijo: el Cliente tendrá un descuento comercial fijo en el Artículo.
•Lineal: asigna un aumento o disminución del porcentaje de descuento comercial a aplicar, respecto al descuento de tarifa que tenga el Artículo. Por ejemplo, si el descuento de tarifa del Artículo es del 2%, un tipo de Descuento lineal del 1% hará que al Cliente le quede un descuento del 3%. Si posteriormente el descuento de tarifa del Artículo aumentase al 2,5%, el del Cliente quedaría al 3,5%.
•Porcentual: asigna un aumento o disminución porcentual respecto al descuento comercial de tarifa que tenga el Artículo. Por ejemplo, si el descuento de tarifa del Artículo es del 10%, un tipo de Descuento porcentual del 5%, hará que al Cliente le quede un descuento del 10,5% (el 10% de la tarifa más el 5% de dicho 10%, que es el 0,5%). Si posteriormente el descuento de tarifa del Artículo aumentase al 20%, el del Cliente quedaría al 21% (el 20% de la tarifa más el 5% de dicho 20%, que es el 1%).
Veamos un ejemplo práctico:
Tenemos tres artículos con los siguientes precios de Tarifa:
•Servicio, con un precio de 30 euros. •Zapato de caballero, 74,99 euros. •Zapato de señora, 85,99 euros.
Como se puede ver en la siguiente imagen, se les ha establecido, para un determinado Cliente, el siguiente Tipo de PVP:
•Fijo, de 20 euros para el Servicio. •Porcentual, del -10% (con signo menos), para los Zapatos de caballero. •Lineal, de -4 euros (con signo menos), para los Zapatos de señora.
Si hacemos un presupuesto a este Cliente, dichos artículos tendrán los siguientes precios:
•Servicio: 20 euros, ya que es un precio fijo, independientemente de que en la tarifa del Artículo su precio sea otro. •Zapato de caballero: 67,49 euros, ya que se le ha aplicado el precio de tarifa 74,99 menos el 10% específico del Cliente. •Zapato de señora: 81,99 euros, ya que se le ha aplicado el precio de tarifa 85,99 menos 4 euros.
Precio de cliente por grupo de artículos
De la misma manera que en el apartado anterior se definían precios y descuentos específicos del Cliente para Artículos concretos, en este apartado puede definirlos para Grupos de Artículos.
 Precios y descuentos por cliente / grupo de artículos en OfiPro
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Desde Ventas/Cobros, en la pestaña Documentos se pueden visualizar y acceder de forma rápida a los distintos documentos del cliente.
 Consultar documentos del cliente desde su ficha en OfiPro
Podrá editarlos, crear uno nuevo, o imprimirlos con los botones de la parte derecha y que tienen las siguientes funciones:
En la pestaña Artículos en Documentos se pueden visualizar y acceder de forma rápida a los artículos incluidos en documentos del Cliente. Se visualizan, de cada documento, las líneas de los Artículos, con los correspondientes precios y descuentos aplicados en ellas.
 Consultar artículos en documentos del cliente desde la ficha del cliente
Si introduce la Referencia de un Artículo en la parte superior de la pestaña, se visualizarán exclusivamente las líneas de dicho Artículo que consten en documentos del Cliente.
Igual que en el apartado anterior, puede acceder rápidamente al documento seleccionado pulsando el botón Ir a, o bien haciendo doble clic sobre la rejilla de datos. E imprimir el documento pulsando el botón Imprimir.
En la pestaña Vencimientos/Cobros se visualizan y se accede rápidamente a los Vencimientos de cobro, Cobros, y Mandatos del Cliente.
En la pestaña Mandatos podrá consultar y dar de alta mandatos del cliente de autorización para Adeudos directos.
Utilice los botones Ir a, Alta, Imprimir y Enviar por email situados a la derecha de la rejilla de datos, para consultar un cobro o mandato en concreto o para dar de alta uno nuevo, imprimir el mandato o enviarlo por correo electrónico, respectivamente.
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Desde CRM, podrá gestionar su relación con el cliente, consultando y registrando Seguimientos, Sugerencias, Incidencias y tareas de Agenda.
En la pestaña Seguimientos podrá registrar acciones sobre las operaciones del Cliente, como negociaciones, llamadas telefónicas, presupuestos, ofertas, etc. También puede utilizar Seguimientos para enviar emails, quedando registrados la fecha y el texto, para posteriores consultas.
 Seguimiento de clientes en OfiPro
Puede acceder al Texto del seguimiento situándose sobre el campo Texto y pulsando <Entrada>, o bien haciendo clic con el ratón en el botón situado a la derecha del propio campo. Puede clasificar las operaciones como Finalizadas o no activando la correspondiente casilla.
Los botones Imprimir y Enviar por correo de la parte derecha del apartado permiten imprimir y enviar por email el seguimiento seleccionado en pantalla.
También podrá ver y acceder a las Sugerencias y las Incidencias del Cliente, en sus respectivas pestañas.
Desde el apartado Agenda podrá ver y acceder rápidamente a las tareas asignadas al Cliente en la Agenda de Tareas.
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Mediante la Gestión Documental puede escanear y guardar los documentos que reciba o envíe al Cliente.
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En Aviso puede escribir un texto que aparecerá como aviso cada vez que vaya a crear un nuevo Documento o un nuevo Cobro de este cliente.
 El aviso se visualizará al crear nuevo documento o cobro del este Cliente
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En este apartado podrá guardar Notas sobre el Cliente sin límite de texto: cualquier dato que considere de interés, tal como fecha de próxima visita, las últimas ofertas realizadas, comentarios sobre llamadas telefónicas recibidas, etc.
Consulte el apartado El Editor de textos para mayor información.
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Desde el botón Tareas de la ficha podrá dar de alta nuevos documentos del cliente seleccionado.
En el botón Tareas de la lista, está disponible la tarea Verificar el NIF, que permite validar los NIFs de todos los clientes.
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