A través de la gestión documental OfiPro le permite guardar documentos e imágenes, asociándolos a una determinada ficha de un asiento contable, un artículo, un cliente, etc.
Puede cargar cualquier archivo desde Windows, o utilizar un escáner para guardar imágenes. Posteriormente, puede grabar a disco, editar, o imprimir dicho documento desde OfiPro.
La gestión documental acepta todo tipo de archivos e imágenes, excepto en los logotipos, artículos y mandatos SEPA, en los que solo se pueden grabar imágenes.
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En OfiPro Contabilidad la gestión documental está disponible en las fichas de Asientos, Inmovilizados, y Movimientos de caja.
En OfiPro Fácil está disponible en Artículos y Mandatos SEPA.
En OfiPro Pyme también en las fichas de Clientes y Proveedores.
En OfiPro ERP además, en Clientes potenciales, en las fichas de los documentos de compra, venta, y fabricación y en Sugerencias e Incidencias.
El tamaño máximo de los archivos en la gestión documental es de 10 MB, excepto en las imágenes de logotipos, artículos y mandatos SEPA, que tienen un tamaño limitado.
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Los documentos se comprimen automáticamente antes de grabarse en OfiPro. Por tanto, en OfiPro ocuparán lo mismo si los graba comprimidos (por ejemplo, como ficheros .zip) o no comprimidos.
Puede ver el volumen de datos que tiene actualmente en la gestión documental en la opción Mi Cuenta en OfiPro, apartado Datos de suscripción, volumen de datos. |
 | Guardar documentos, archivos o imágenes en una ficha |
En algunas fichas, como las de Clientes y Proveedores se permiten guardar múltiples documentos de un mismo cliente o proveedor, en el apartado Archivos. De cada documento se indica la fecha y hora y una descripción del mismo.
 Gestión documental en la ficha de Clientes
En la parte derecha de este apartado, se encuentran los botones de dar de alta un nuevo documento, dar de baja uno de los existentes, o visualizarlo y editarlo. Para ver un determinado documento, y poder imprimirlo o enviarlo por email, pulse el botón Ir a o haga doble clic sobre el documento y se abrirá la pantalla de edición del Documento seleccionado.
En otras fichas, como en las de Asientos contables, solo se permite guardar un documento por cada asiento, en el apartado Archivo.
 Factura en formato pdf grabada en la ficha de un Asiento
También en los Documentos de compra y de venta:
 Archivo pdf guardado en una factura
En el caso de los Artículos se guarda una imagen, que luego puede ser impresa en los Presupuestos, Facturas, etc.
 Imagen del artículo grabada en su ficha
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Puede añadir un nuevo documento o imagen a la gestión documental moviendo el documento con el ratón a la pantalla de OfiPro (arrastrar y soltar). Para ello, seleccione el documento o imagen en el explorador de archivos de Windows, haga clic en él manteniendo el botón del ratón pulsado, "arrástrelo" desplazando el cursor del ratón hacia la pantalla de OfiPro (concretamente a la zona donde se visualiza el mensaje "Arrastrar y soltar archivos aquí"), y "suéltelo" liberando el botón del ratón.
 Arrastre el documento con el ratón y suéltelo en la ventana de OfiPro para grabarlo
En la parte derecha de la ventana del documento encontramos los botones que nos permiten realizar las siguientes acciones con el documento:
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Al pulsar el botón Escanear, en las pantallas de gestión documental, se visualiza la ventana en la que se puede digitalizar un documento o imagen desde un escáner:
En ella, podrá seleccionar el escáner a utilizar, si dispone de varios, y las distintas opciones de escaneado (color/blanco y negro, resolución, brillo, contraste, etc.).
Una vez digitalizado el documento, puede ajustar los parámetros de resolución, brillo y contraste, y volver a digitalizar el documento hasta que se visualice correctamente. También puede voltear y girar la imagen digitalizada con los botones de la derecha.
Una vez escaneado el documento, pulse el botón Aceptar para grabarlo.
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