Al emitir el Libro-registro de Facturas en modo Borrador, se realiza una completa verificación de posibles errores lógicos introducidos en la contabilización de los asientos de facturas. Por ejemplo, que la base imponible y la cuota de IVA contabilizadas no coincidan entre sí, o que en un asiento de cobro o pago en Criterio de Caja no se haya indicado la correspondiente factura.
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Es muy recomendable emitir los Libros-registro en modo Borrador siempre antes de liquidar impuestos, para verificar que los asientos de facturas estén correctamente contabilizados, y no contenga ningún error lógico. |
Si se detectase algún error lógico, los datos se visualizan en color rojo, y en la última columna de la derecha de la página se indica un número de error, cuyo significado se detalla en la última página del Libro.
Ejemplo de Libro-Registro en modo borrador
En el borrador se incluye la columna del Número de asiento que corresponde a cada registro, para su rápida localización y edición en el Diario, si fuese necesaria.
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Para localizar rápidamente todos los registros que puedan tener errores, active la casilla Solo listar Facturas con errores. |
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Consulte el apartado Cómo contabilizar facturas si desea ampliar información sobre cómo contabilizar correctamente facturas con operaciones especiales, como facturas que tengan múltiples bases de IVA, facturas con IVA parcialmente deducible, de importación, etc. |
A continuación se detallan algunos de los errores indicados y cómo solucionarlos.
El asiento no contiene ninguna cuenta identificada como Cliente.
Edite el asiento para añadir una cuenta de Cliente, o bien revise qué cuentas deben considerarse como clientes en la Configuración del Plan Contable, apartado Clientes.
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El asiento no contiene ninguna cuenta identificada como Proveedor.
Edite el asiento para añadir una cuenta de Proveedor, o bien revise qué cuentas deben considerarse como proveedores en la Configuración del Plan Contable, apartado Proveedores.
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El Importe Total de la factura no se corresponde con la suma de sus Bases y Cuotas.
Puede deberse a dos causas:
•La Base imponible calculada en el Libro-registro no es la correcta
Revise el asiento y contabilice correctamente la factura, conforme a las explicaciones del apartado Cómo contabilizar facturas.
•Diferencia superior a 1 céntimo de euro
Por defecto, OfiPro emite este error cuando la diferencia es de tan solo 1 céntimo (0,01 euros). Dado que algunas empresas pueden emitir facturas con distintos algoritmos de redondeo, es posible que reciba facturas de sus proveedores con una diferencia superior a un céntimo. Por ejemplo, la siguiente Factura:
puede que haya sido generada por su proveedor con una cuota de IVA incorrecta de 154,67 (con una diferencia de 1 céntimo de euro):
Si ha creado el asiento con los datos exactos de dicha factura recibida, OfiPro informará de dicha diferencia en el momento de la creación del asiento, y en la emisión del Libro-registro de Facturas en modo borrador.
Si desea que OfiPro acepte dichas diferencias y no considere dicha circunstancia como un error, puede incrementar dicho importe mínimo de Diferencia en el cálculo de las cuotas, en la opción Mi Empresa, en el grupo Configuración de la barra de opciones, apartado Asientos:
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El asiento contiene una factura de Entrega intracomunitarias de bienes, Prestación intracomunitaria de servicios, Exportación, Exportación IPSI/IGIC, o Inversión de sujeto pasivo, con un importe en la cuota de IVA. En estos asientos la cuota de IVA debe ser 0.
Revise el asiento y contabilice correctamente la factura. Si el asiento es correcto, pero el Libro-registro está identificando incorrectamente el tipo de operación (intracomunitaria, exportación, etc.), consulte el apartado Una factura tiene asignado un tipo de operación incorrecto.
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El asiento contiene cuentas de IVA de caja, y está identificado como operación no interior (intracomunitaria, exportación, etc.).
Revise el asiento y contabilice correctamente la factura. Si el asiento es correcto, pero el Libro-registro está identificando incorrectamente el tipo de operación (intracomunitaria, exportación, etc.), consulte el apartado Una factura tiene asignado un tipo de operación incorrecto.
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El asiento tiene importe negativo, pero la factura no está identificada como factura rectificativa.
Todas las facturas de importe negativo deben ser facturas rectificativas, incluyendo las facturas de rappels. Deberá corregirlo, identificando el asiento como factura rectificativa: edite el asiento y en la pestaña Factura rellene los campos Factura rectificada, Fecha, y Tipo de rectificación.
Tenga en cuenta que si el asiento ha sido creado automáticamente a través de la contabilización de datos de facturación, es porque en OfiPro Facturación se ha creado una factura de importe negativo no rectificativa, cuando se debió crear a través de la opción Facturas rectificativas. Si corrige el asiento pero no la factura original en OfiPro Facturación, y vuelve a ejecutar la contabilización de dicha factura, el asiento se modificará en consecuencia y volverá a surgir el mismo error.
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Los asientos de facturas deben indicar la Serie y Número de la factura en el campo Documento.
Edite el asiento y rellene el campo Documento con la Serie y Número de la factura.
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El asiento de la factura incluye una cuenta de Cliente, pero ésta no tiene indicado el NIF.
Edite la cuenta del Cliente y en la pestaña Fiscal rellene los campos Tipo de identificación y NIF.
Si el asiento ha sido creado automáticamente a través de la contabilización de datos de facturación, rellene el NIF también en OfiPro Facturación, en la ficha del Cliente.
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El asiento de la factura incluye una cuenta de Proveedor, pero ésta no tiene indicado el NIF.
Edite la cuenta del Proveedor y en la pestaña Fiscal rellene los campos Tipo de identificación y NIF.
Si el asiento ha sido creado automáticamente a través de la contabilización de datos de facturación, rellene el NIF también en OfiPro Facturación, en la ficha del Proveedor.
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Según la normativa, en el Libro-registro de Facturas recibidas las facturas de importación deben indicar como NIF de Proveedor el NIF de la propia empresa.
Este error detecta que el NIF que identifica a su propia empresa está vacío. Para rellenarlo, acceda a la opción Mi Empresa, en el grupo Configuración de la barra de opciones, y rellene el NIF en la pestaña Empresa.
Consulte el apartado Facturas de importación para ampliar información sobre cómo contabilizar las facturas de importación.
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El asiento es de una factura simplificada cualificada, pero la cuenta de Cliente no tiene el NIF especificado en su ficha.
En las facturas simplificadas, se distingue entre simplificadas cualificadas (art. 7.2 y 7.3 del reglamento de facturación), y simplificadas no cualificadas. Para poder ser considerada como cualificada, una factura simplificada debe identificar al destinatario con su NIF y domicilio.
Edite la cuenta del Cliente y en la pestaña Fiscal rellene los campos Tipo de identificación y NIF. O bien, si realmente se trata de una factura simplificada, pero no cualificada, edite el asiento y en la pestaña Factura desactive la casilla Factura simplificada cualificada.
En OfiPro Facturación se diferencian las facturas simplificadas entre cualificadas y no cualificadas según el Cliente esté identificado o no con el NIF. Revise las fichas de los Clientes configurados en las Cajas registradoras de TPV. Si el Cliente representa una venta genérica (como Ventas de contado, o similar), asegúrese de que en su ficha el NIF está en blanco, para que las facturas simplificadas sean consideradas como facturas no cualificadas.
Para emitir facturas simplificadas cualificadas, identifique el Cliente con su Nombre y NIF en cada Factura simplificada, individualmente.
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Se ha detectado que una misma Factura está repetida (consta dos o más veces) en el Libro-registro de Facturas.
Es decir, existen dos o más asientos de facturas en los que el campo Documento tiene el mismo valor (contiene la misma Serie y Número de factura).
Puede localizar fácilmente la duplicidad utilizando un filtro directo por el campo Documento en la lista de asientos.
Recuerde que puede activar el Aviso de facturas duplicadas en la opción Mi empresa, para recibir un aviso al introducir el número de Documento, si ya existiese en el Diario otra factura con dicho número.
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Se ha detectado una Factura de exportación con un Cliente que tiene NIF de operador intracomunitario.
La Factura se considera de exportación por la cuenta de IVA utilizada en el asiento. Si realmente la factura no es de exportación, modifique el asiento en consecuencia, utilizando una cuenta de IVA que tenga el Tipo de Operación apropiado (interior, intracomunitaria, exportación, etc.).
El Cliente tiene un NIF de operador intracomunitario. Revise la cuenta de Cliente, asignándole tanto el País como el Tipo de Identificación apropiados (NIF, NIF operador intracomunitario, Pasaporte, etc.).
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