Antes de comenzar a contabilizar, es conveniente tener claros ciertos aspectos que diferencian a OfiPro del resto de programas de contabilidad en lo que a la gestión del Diario se refiere. OfiPro se ha diseñado dando la máxima importancia a la rapidez en la carga de asientos, y a la facilidad de la búsqueda y edición de los mismos.
Los Apuntes se visualizan y editan siempre como parte de un Asiento
A diferencia de otros programas de contabilidad, OfiPro gestiona la carga, modificación y borrado de los apuntes como parte de un asiento. Para modificar un determinado apunte, éste se visualiza y edita conjuntamente con todos los apuntes que forman el asiento al que pertenece. Dado que no se permite guardar un asiento hasta que está cuadrado, no se pueden producir descuadres en el Diario.
Lista de Apuntes y de Asientos
Se puede acceder al Diario a través de dos opciones: Apuntes y Asientos, ambas disponibles en el grupo Diario de la barra de opciones de OfiPro.
Vista del Diario desde la opción Apuntes
Vista del Diario desde la opción Asientos
Desde ambas opciones se accede a la misma ficha de Carga y Edición de Asientos, pero desde diferentes puntos de vista:
•Desde la opción Apuntes, se visualizan todos los apuntes del Diario.
•Desde la opción Asientos se visualiza una sola línea por cada asiento, independientemente del número de apuntes que éste contenga. Se visualizan los campos que se aplican a todos los apuntes del asiento, como la Fecha, Documento, Concepto, e Importe Total. El Concepto del asiento contiene el concepto del último apunte del mismo, mientras que el Importe Total es el sumatorio Debe/Haber de los apuntes.
Número de asiento
Tradicionalmente otros programas contables usaban el número de asiento como número de orden para imprimir el libro-registro de facturas, y como referencia para el archivo de las facturas. En OfiPro el número de asiento no es más que un número técnico, interno del programa, ya que el orden del libro-registro de facturas es automático, y para identificar facturas en el archivo se usa el propio campo Archivo de cada asiento.
No es necesario, por tanto, preocuparse del número de asiento, ni renumerarlos para quitar los huecos de asientos borrados, etc. salvo que quiera Vd. usarlo tal como lo hacían dichos programas, y se sienta cómodo con dicha costumbre.
Marca
En cada asiento se puede grabar una Marca, un campo en el que cabe un pequeño texto o símbolos. Marcar un asiento es útil para identificarlo posteriormente, para facilitar su posterior localización y revisión. Utilice sus propias marcas para clasificar asientos que tenga que revisar, según sus propias necesidades.
El Libro-registro de facturas es automático
En otros programas, cuando el Asiento incluye una cuenta de IVA, deberá rellenar además los datos para el Libro-registro de Facturas. En OfiPro no es necesario introducir ningún dato extra, ya que el Libro-registro de Facturas se confecciona automáticamente a partir de los datos del Asiento, sin que se tenga que aportar ningún dato extra.
Avisos de errores en los importes de IVA
Si introduce datos de IVA incorrectos, al no cuadrar la Base imponible con la Cuota o la suma de ambos con el Importe total, OfiPro le avisará automáticamente antes de grabarlo, ayudándole a no cometer errores.
Aviso de facturas duplicadas en el Diario
Si va a introducir una factura ya contabilizada en el Diario, recibirá un aviso, y podrá ver un extracto de los documentos ya existentes en el Diario con la numeración similar.
Cargas rápidas de asientos
Las opciones de Cargas rápidas de asientos son opciones cuya función es agilizar la entrada masiva de datos en el Diario, como Facturas, y Cobros y Pagos.
Extractos rápidos
Utilice la opción Extractos rápidos para localizar y editar un asiento rápidamente, independientemente de la opción de OfiPro en la que esté trabajando. Tras localizar el asiento en la ventana del extracto, puede editarlo libremente. Y una vez haya cerrado la ventana del Extracto, podrá seguirá trabajando normalmente en la pantalla anterior, desde la cual llamó al extracto rápido.
