La opción Eliminar datos históricos, disponible dentro de la opción Mi Empresa, en el grupo Configuración de la barra de opciones, es útil cuando la cuenta contiene datos de facturación de muchos años, y desea eliminar los datos históricos antiguos (documentos de compra y venta, fichas de clientes o artículos que ya no se usan, etc.).
Pantalla de eliminación de datos históricos
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No se permite eliminar facturas dentro del periodo mínimo legal de conservación de las mismas, que es de 6 años. Tenga en cuenta que dicho periodo es el mínimo, sin perjuicio de lo que prevea la normativa vigente en materia fiscal en cada empresa concreta.
Este periodo mínimo legal afecta tanto al borrado de las facturas como a los cobros y pagos. |
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Si quiere conservar una copia de los datos históricos de la cuenta antes de ser eliminados, puede exportarlos previamente, o bien crear una nueva cuenta en OfiPro con una copia de los datos actuales de la cuenta, con la opción Copiar los datos a una nueva cuenta, pero tenga en cuenta que dicha cuenta se crea con una suscripción activa, y por tanto será facturada después de crearse. |
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No ejecute esta opción si sus artículos incluyen propiedades (tallas/colores, dimensiones, cajas, números de serie, lotes, etc.), ya que el stock de las mismas no será respetado. Además, en el caso de propiedades donde se requiere un control estricto del stock (números de serie, lotes), la eliminación de los documentos fallaría si alguno de los números de serie o lotes quedase con stock negativo. |
Indique en primer lugar la Fecha hasta la que serán eliminados los documentos (inclusive), y la Serie o la Delegación si quiere delimitar la eliminación de datos. A continuación, seleccione uno de los apartados de la pantalla, y pulse el botón Eliminar para proceder con la eliminación de los datos seleccionados. En el Registro de eventos se visualizarán mensajes informativos sobre el proceso.
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Deberá ejecutar los distintos procesos siguiendo el orden indicado en la pantalla:
1.Guardar el inventario (si desea respetar el stock actual) 2.Eliminar Ventas 3.Eliminar Compras 4.Eliminar otros documentos (intercambios, órdenes de fabricación, etc.) 5.Eliminar otros datos (artículos, clientes, y proveedores) 6.Recuperar el inventario
Puede ejecutar todos los procesos, o solo parte, pero deberá hacerlo en el orden indicado. Por ejemplo, si solo quiere eliminar las compras, deberá ejecutar el proceso 1.Guardar el inventario y a continuación el 3.Eliminar Compras, y finalmente el 6.Recuperar el inventario, pero siempre en el orden indicado.
Si solo desea eliminar fichas de artículos, clientes, o proveedores no usados, no necesita ejecutar previamente los procesos 1 y 6, ya que el inventario no se ve afectado.
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Apartado "Eliminar Ventas"
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También puede utilizar esta opción para eliminar fichas de artículos que ya no use, o de clientes o proveedores que ya no quiera conservar, aunque para ello es necesario que dichos artículos o clientes no consten en ningún documento (presupuesto, albarán, factura, etc.). |
Apartado "Eliminar otros datos", permite eliminar artículos no usados, y clientes y proveedores sin documentos
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Ningún usuario puede estar trabajando en esta cuenta mientras se ejecute esta opción, desde que comience con el proceso 1.Guardar el inventario hasta que finalice con el proceso 6.Recuperar el inventario.
Dado que cada proceso puede requerir varias horas, planifique la eliminación de los documentos con cuidado, para que ningún usuario necesite trabajar en esta cuenta mientras el proceso no finalice.
Procure, por tanto, ejecutar los procesos fuera del horario de trabajo en el empresa, dejando un amplio margen. Normalmente, bastará con ejecutarlos a última hora del día, fuera del horario laborable. Pero si la empresa tiene muchas decenas o centenares de miles de documentos a eliminar, reserve un fin de semana entero para ello (suponiendo que en su empresa no se trabaje en fin de semana).
Puede ejecutar la eliminación de los datos por bloques, en distintos días, pero en este caso deberá comenzar dichos "bloques" por el apartado 1.Guardar el inventario y finalizar con el 6.Recuperar el inventario cada día. Por ejemplo, si durante la noche de un lunes va a eliminar los documentos de venta, y durante la noche del martes siguiente va a eliminar los documentos de compras, puede seguir este orden:
•Lunes: Ejecute el apartado 1.Guardar el inventario, luego el 2.Eliminar ventas, y finalmente el 6.Recuperar el inventario
•Martes: Ejecute de nuevo el apartado 1.Guardar el inventario, luego el 3.Eliminar compras, y finalmente el 6.Recuperar el inventario.
Es decir, en cada ejecución entre dos procesos de eliminación en los que los usuarios deben trabajar con la cuenta, deberá ejecutar los apartados 1 y 6. Si nadie va a trabajar con la cuenta, es suficiente con ejecutar los apartados 1 y 6 una sola vez.
Si no lo hace así, los datos del stock actual se verán alterados, y no coincidirán con los que había al principio del proceso.
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