La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) obliga a todas las empresas y profesionales a emitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones que realicen entre ellos, es decir, cuando el cliente no es un particular sino otra empresa o un profesional. Es lo que se conoce como factura electrónica B2B (del inglés business to business, de empresa a empresa).
Su objetivo principal es luchar contra la morosidad: además de recibir la factura, el cliente tendrá que informar de si la acepta o la rechaza y de cuándo la paga, de modo que se conozcan los plazos de pago reales entre empresas.
La obligación está desarrollada en el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, y en la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 5 de octubre de 2026, que es la que pone en marcha el calendario de implantación.
La obligación se aplica en dos fechas, según el tamaño de la empresa:
•6 de octubre de 2027 para las grandes empresas: las empresas y profesionales cuyo volumen de operaciones superó los 8 millones de euros el año anterior.
•6 de octubre de 2028 para el resto: las pymes y los autónomos.
Los autónomos y las entidades en atribución de rentas, como las comunidades de bienes, que no superen los 8 millones de euros tienen un año más, hasta el 6 de octubre de 2029, para empezar a informar de la aceptación, el rechazo y el pago de las facturas que reciben. Hasta entonces, informar de ello es voluntario; emitir y recibir las facturas en formato electrónico, en cambio, ya será obligatorio desde el 6 de octubre de 2028.
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Tienen que ser electrónicas las facturas que emita a clientes que sean empresas o profesionales establecidos en España.
Quedan fuera de la obligación, y las puede seguir emitiendo como hasta ahora:
•Las facturas a particulares.
•Las facturas simplificadas (los tiques), salvo las que identifican al cliente con su NIF y su domicilio para que pueda deducirse el IVA.
•Las facturas a clientes no establecidos en España.
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Una factura electrónica es un fichero de datos con todo el contenido de la factura, en un formato normalizado que los programas del cliente y del proveedor pueden leer y procesar automáticamente. Los formatos admitidos siguen el estándar europeo de factura electrónica: UBL, CII, EDIFACT y Facturae, el que ya se usa para facturar a la Administración Pública.
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Las facturas electrónicas no se envían directamente al cliente, ni por correo electrónico: se intercambian a través de plataformas de intercambio de facturas, que las hacen llegar del proveedor al cliente. Puede usar cualquiera de estas dos vías, o las dos a la vez:
•La solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria, gratuita.
•Una plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas. Las plataformas privadas están obligadas a conectarse entre sí sin coste, de modo que el proveedor y el cliente no necesitan usar la misma plataforma.
Si un cliente no le ha indicado por qué plataforma privada quiere recibir sus facturas, se las hace llegar a través de la solución pública de la Agencia Tributaria, donde quedan a su disposición para que las descargue. Y si Vd. quiere recibir las suyas por una plataforma privada, tiene que indicarlo a sus proveedores y, si la tiene, en su página web.
Además, la solución pública de la Agencia Tributaria guarda una copia de todas las facturas electrónicas: cuando se emite una factura por una plataforma privada, se le remite una copia en el mismo momento de emitirla.
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Cuando reciba una factura electrónica de un proveedor, Vd. tendrá que comunicar a la solución pública de la Agencia Tributaria su rechazo, si no está de acuerdo con ella, o bien la fecha en que la ha pagado por completo y su fecha de vencimiento. Su proveedor lo verá allí. Si se intercambian las facturas por plataformas privadas, además le informará por ella de si la acepta o la rechaza y de cuándo la ha pagado.
Si usa una plataforma privada, puede encargarle que comunique por Vd. el pago o el rechazo a la solución pública de la Agencia Tributaria, facilitándole los datos necesarios. Aun así, el responsable de que la comunicación se haga sigue siendo Vd.
El plazo para informar es de cuatro días desde que se produce el rechazo o el pago, sin contar los sábados, los domingos ni los festivos nacionales. Si no rechaza una factura, se entiende que la ha aceptado.
Como proveedor, puede comunicar a la Agencia Tributaria, si lo desea, el cobro o el impago de sus facturas.
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No confunda la factura electrónica obligatoria con VeriFactu: son normativas distintas e independientes. Vea ¿VeriFactu es lo mismo que factura electrónica?
Encontrará las dudas más habituales sobre la nueva obligación en Preguntas y respuestas. |
