La opción Contabilizar facturas en archivos PDF / escáner, disponible en el grupo Diario de la barra de opciones, apartado Contabilización, permite contabilizar facturas en archivos PDF, fotos, imágenes escaneadas, o facturas electrónicas.
Contabilización de facturas en archivos PDF, imágenes, y facturas electrónicas mediante EVA, la inteligencia artificial de OfiPro
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La contabilización se basa en EVA (*), la Inteligencia Artificial de OfiPro.
EVA es capaz de interpretar y contabilizar, facturas en archivos PDF, fotos, imágenes escaneadas, y facturas electrónicas Facturae, de forma automatizada.
•Tiene en cuenta el último periodo de IVA liquidado, de forma que las facturas recibidas se contabilizan con fechas posteriores a éste.
•No repite las facturas que ya han sido contabilizadas previamente.
•Si la cuenta del Cliente o Proveedor no existe, la crea automáticamente, con todos sus datos (Nombre, dirección, NIF, etc.)
•Asigna la cuenta de compra/gasto (grupo 6) o de venta/ingreso (grupo 7) automáticamente, según el histórico de asientos de facturas del Proveedor o Cliente.
•Opcionalmente, se guarda el archivo en el propio asiento.
(*) En homenaje a EVE, la robot de la película Wall-E
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Puede arrastrar y soltar archivos de uno en uno, individualmente, o varios a la vez.
Incluso puede arrastrar y soltar una carpeta que contenga múltiples archivos, o un archivo comprimido, con extensión .zip: EVA contabilizará automáticamente todos los archivos de facturas que la carpeta o el archivo .zip contengan.
Pero cada archivo debe contener sola una factura, no se contempla el procesamiento de un archivo que contenga múltiples facturas.
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El análisis de facturas con EVA, la Inteligencia Artificial de OfiPro, tiene un coste de 0,04 euros por cada factura analizada.
Tenga presente que el coste se aplica por cada archivo de factura analizada, independientemente de que la factura se haya contabilizado o no. Por ejemplo, si Vd. remite el archivo de una factura para ser contabilizada, y ésta ya existía en el Diario previamente, recibirá un aviso de factura repetida, y éste no se contabilizará nuevamente, pero sí se aplicará el coste, ya que la IA ha tenido que analizar el archivo.
Este coste afecta solo a las facturas en formato PDF o imagen; la contabilización de facturas electrónicas no utiliza IA, por tanto no supone ningún coste.
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Las facturas electrónicas a contabilizar deben tener la extensión .xsig o .xml, y estar firmadas electrónicamente.
No se contabilizan las facturas de importación, ni las del régimen especial del criterio de caja.
Pulsando el botón Contabilizar, comienza el proceso de análisis de los archivos, y su contabilización en el Diario.
Active la casilla Guardar archivo en el asiento si desea que el archivo sea guardado en el propio asiento que generará la contabilización.
Se visualiza el mes del Último periodo de IVA liquidado.
 Proceso de contabilización
Durante el proceso de contabilización, se visualizarán 2 registros de eventos: El de las facturas contabilizadas, y el de las no contabilizadas.
En el registro de Facturas contabilizadas se visualizan los datos de las facturas contabilizadas:
•El Número de Factura.
•El nombre del Cliente o Proveedor.
•El Importe Total.
•Si ha sido necesario crear la cuenta del Proveedor o Cliente, se indica ésta.
•Comentarios que EVA estime relevantes, sobre la interpretación de aspectos fiscales de la factura contabilizada.
•Otros datos de especial relevancia, como el régimen de IVA, cuando éste no es el régimen general, la fecha del asiento si difiere de la fecha de la propia factura, etc.
•Un resumen del asiento creado.
En el registro de Facturas no contabilizadas se indican los motivos por los cuales no se ha contabilizado el archivo, como por ejemplo que el archivo no se corresponda a una factura, o no corresponda a la empresa actualmente activa, etc.
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Pulse el botón Configuración para indicar las cuentas contables que se usarán en la contabilización, que por defecto son las del Plan General de Contabilidad.
 Configuración de las Cuentas a contabilizar
Para cada cuenta, se debe indicar los 3 dígitos del nivel 3, y opcionalmente, el nivel 4 y 5. Por ejemplo, la cuenta de Ventas por defecto es la 700 (nivel 3). Si desea contabilizar las ventas sobre la cuenta 700.1, añada un '1' al nivel 4. No es necesario indicar los ceros a la derecha, para que la cuenta sea la 700.10 o 700.100, etc., según el número de dígitos que haya establecido en el nivel 4.
Además de contabilizar por defecto usando estas cuentas, EVA también puede asignar la cuenta de compra/gasto (grupo 6) automáticamente, según el histórico de asientos de facturas del Proveedor.
Igualmente ocurre con las facturas emitidas, EVA asignará la cuenta de venta o ingresos (grupo 7) según el histórico de asientos de facturas del cliente.
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Pulse el botón Consumos EVA para ver el importe de las facturas analizadas por EVA, en un determinado mes.
Además, puede ver el detalle de los archivos analizados en la lista Consumos EVA, en el grupo Configuración de la barra de opciones:
 lista de archivos de facturas analizados por EVA
En esta lista, dispone de un listado de consumos EVA en el que se detallan los archivos analizados, agrupados por usuario y fechas, y sumatorio final del número de archivos analizados.
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