La opción Contabilizar facturas en archivos PDF / escáner, disponible en el grupo Diario de la barra de opciones, apartado Contabilización, permite contabilizar facturas en archivos PDF, fotos, imágenes escaneadas, o facturas electrónicas.
Contabilización de facturas en archivos PDF, imágenes, y facturas electrónicas mediante EVA, la inteligencia artificial de OfiPro
|
La contabilización se basa en EVA (*), la Inteligencia Artificial de OfiPro.
EVA es capaz de interpretar y contabilizar, facturas en archivos PDF, fotos, imágenes escaneadas, y facturas electrónicas Facturae, de forma automatizada.
•Tiene en cuenta el último periodo de IVA liquidado, de forma que las facturas recibidas se contabilizan con fechas posteriores a éste.
•No repite las facturas que ya han sido contabilizadas previamente.
•Si la cuenta del Cliente o Proveedor no existe, la crea automáticamente, con todos sus datos (Nombre, dirección, NIF, etc.)
•Opcionalmente, se guarda el archivo en el propio asiento.
(*) En homenaje a la robot de la película Wall-E
|
|
Puede arrastrar y soltar archivos de uno en uno, individualmente, o varios a la vez.
Incluso puede arrastrar y soltar una carpeta que contenga múltiples archivos, o un archivo comprimido, con extensión .zip: EVA contabilizará automáticamente todos los archivos de facturas que la carpeta o el archivo .zip contengan.
Pero cada archivo debe contener sola una factura, no se contempla el procesamiento de un archivo que contenga múltiples facturas.
|
Las facturas electrónicas a contabilizar deben tener la extensión .xsig o .xml, y estar firmadas electrónicamente.
No se contabilizan las facturas de importación, ni las del régimen especial del criterio de caja.
Pulsando el botón Contabilizar, comienza el proceso de análisis de los archivos, y su contabilización en el Diario.
Active la casilla Guardar archivo en el asiento si desea que el archivo sea guardado en el propio asiento que generará la contabilización.
Se visualiza el mes del Último periodo de IVA liquidado.
 Proceso de contabilización
Durante el proceso de contabilización, se visualizarán 2 registros de eventos: El de las facturas contabilizadas, y el de las no contabilizadas.
En el registro de Facturas contabilizadas se visualizan los datos de las facturas contabilizadas:
•El Número de Factura.
•El nombre del Cliente o Proveedor.
•El Importe Total.
•Si ha sido necesario crear la cuenta del Proveedor o Cliente, se indica ésta.
•Comentarios que EVA estime relevantes, sobre la interpretación de aspectos fiscales de la factura contabilizada.
•Otros datos de especial relevancia, como el régimen de IVA, cuando éste no es el régimen general, la fecha del asiento si difiere de la fecha de la propia factura, etc.
En el registro de Facturas no contabilizadas se indican los motivos por los cuales no se ha contabilizado el archivo, como por ejemplo que el archivo no se corresponda a una factura, o no corresponda a la empresa actualmente activa, etc.
|
Pulse el botón Configuración para indicar las cuentas contables que se usarán en la contabilización, que por defecto son las del Plan General de Contabilidad.
 Configuración de las Cuentas a contabilizar
Para cada cuenta, se debe indicar los 3 dígitos del nivel 3, y opcionalmente, el nivel 4 y 5. Por ejemplo, la cuenta de Ventas por defecto es la 700 (nivel 3). Si desea contabilizar las ventas sobre la cuenta 700.1, añada un '1' al nivel 4. No es necesario indicar los ceros a la derecha, para que la cuenta sea la 700.10 o 700.100, etc., según el número de dígitos que haya establecido en el nivel 4.
|
