La normativa de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), conocida comúnmente como VeriFactu, impone una serie de requisitos a los programas informáticos de facturación que se utilicen para expedir facturas, con el objetivo de evitar o dificultar y detectar que se puedan cometer fraudes en el proceso de emisión de las facturas.
Resumidamente, los programas informáticos, en el momento de expedición de la factura, deben generar y remitir a la Agencia Tributaria un resumen de la factura - denominado "registro de facturación". También deben generar y remitir un nuevo registro de facturación cuando se modifique una factura.
Además, obliga a los programas a que incluyan un código QR en la factura expedida, cuya lectura (por ejemplo, con un teléfono móvil) permite a los clientes que reciben dicha factura puedan verificar que ésta esté registrada en la Agencia Tributaria. Tanto el cliente como la Agencia Tributaria conocerán cuáles de las facturas verificadas no están legalmente registradas en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
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Existe una gran confusión al respecto, cuando realmente son conceptos y normativas distintas e independientes.
VeriFactu es una normativa por la cual todas las facturas emitidas tienen que ser remitidas, en tiempo real, a la Agencia Tributaria, y ser impresas con un código QR.
La factura electrónica es básicamente un fichero que contiene internamente todos los datos de la factura, que ha sido grabada utilizando un certificado digital del emisor, y que garantiza la autenticidad del emisor y la integridad de su contenido.
En la actualidad, se exige emitir factura electrónica si el destinatario es la Administración Pública, además de remitirla al portal FACe. Por otra parte, está previsto a medio plazo que se deban emitir facturas electrónicas obligatoriamente cuando el destinatario (el cliente) sea una empresa o un profesional. Se excluyen las facturas a clientes particulares, que podrán seguir siendo facturas no electrónicas. Pero esta normativa, que obliga a emitir facturas electrónicas entre empresas todavía no tiene fecha de entrada en vigor. Y cuando ésta se produzca, se dará un plazo de un año a las empresas que facturan más de 8 millones de euros anuales, y un plazo de dos años a las que facturan menos de 8 millones.
Ambos tipos de facturas, electrónicas o no electrónicas, tienen que ser remitidas a la Agencia Tributaria en cuanto se emitan, por la normativa VeriFactu, a partir de su entrada en vigor. Pero VeriFactu no exige firma digital en las facturas, por tanto éstas no tienen porqué ser facturas electrónicas. De hecho, expresándolo de forma correcta, en VeriFactu no se remiten las propias facturas, sino que se remite un resumen de éstas, llamado "registro de facturación". Dicho registro de facturación puede referirse tanto a una factura electrónica como no electrónica.
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El retraso de la Agencia Tributaria en publicar el desarrollo del Reglamento, ha llevado a que en estos momentos el plazo dado a los desarrolladores de programas informáticos para realizar la adaptación finalice el 29 de Julio de 2025, mientras que los usuarios de dichos programas tienen un plazo menor, el 1 de Julio de 2025. Este sinsentido deberá ser arreglado retrasando el plazo para los usuarios, probablemente hasta 1 de Enero de 2026, pero en estos momentos todavía no se ha publicado ninguna modificación legal al respecto.
Por tanto:
•A partir del 29 de Julio de 2025 en España no se podrá desarrollar, comercializar, ni dar soporte a ningún programa informático que no esté adaptado a la nueva normativa.
•Todavía no se conoce el plazo oficial definitivo que tendrán las empresas usuarias de dichos programas, pero probablemente será el 1 de Enero de 2026.
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A todos aquellos empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas (tanto facturas completas como simplificadas), exceptuando los siguientes casos:
•Aquellos que facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de un programa informático).
•Aquellos que estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, al SII - Suministro Inmediato de Información del IVA.
•Aquellos que tengan su domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra.
•Aquellos que dispongan de una resolución que les exima de cumplir con el reglamento del SIF-VeriFactu.
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Los programas informáticos, en el momento de expedición de la factura, generan y remiten a la sede electrónica de la Agencia Tributaria un resumen de la factura, denominado "registro de facturación". La información incluye todos los datos fiscalmente relevantes de cada factura, incluyendo datos del emisor, del destinatario (cliente), bases y cuotas de los distintos tipos de IVA y de Recargo de equivalencia, etc.
No solo se genera un registro de facturación por cada nueva factura emitida, sino también cada vez que alguna factura es modificada (lógicamente, sólo cuando se modifican los datos fiscalmente relevantes).
Además, durante la remisión la Agencia Tributaria puede detectar errores en los datos de la factura (NIF incorrecto, fechas de expedición incongruentes, etc.), en cuyo caso la factura será rechazada, y deberá ser subsanada por el emisor. El programa deberá generar y remitir otro registro de facturación que refleje dicha subsanación, de forma que una sola factura puede generar múltiples registros de facturación.
Cada registro incluye la fecha y hora exacta en que la creación o modificación de la factura se ha producido, y una serie de datos técnicos de seguridad (huella y encadenamiento) que impiden que el contenido del registro se pueda alterar sin que dicha alteración pueda ser detectada.
En resumen, la información contenida en los registros de facturación permite a la Agencia Tributaria conocer qué facturas han sido expedidas, los datos que éstas contienen, evaluar si contienen errores, además de conocer los cambios que se hayan realizado en éstas tras su creación, y en qué secuencia temporal se ha producido tanto la creación como la modificación de cada una de las facturas.
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