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Gestión documental

Gestión documental

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Gestión documental

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En las fichas de Clientes, Proveedores, Artículos, etc. se encuentra el apartado Gestión documental que permite escanear y guardar documentos relacionados con la ficha en la que nos encontremos. De cada documento se indica la fecha y hora y una descripción del mismo.

 

Gestión documental en OfiPro

Gestión documental en OfiPro

 

En la parte derecha de este apartado, se encuentran los botones de dar de alta un nuevo documento o dar de baja uno de los existentes. Para trabajar con un documento que ya exista en el listado de gestión documental y poderlo previsualizar, imprimir o enviar por email, puede pulsar el botón Ir a o hacer doble clic sobre el documento y se abrirá de nuevo la pantalla Documento.

 

 

 

Notas sobre Ofipro

En la ficha de Artículos y en la ficha de Asientos de la contabilidad, se encuentra el apartado Imagen que funciona de manera similar a la Gestión documental.

 

 

 

hmtoggle_plus1Añadir nuevos documentos y trabajar con ellos

 

Al pulsar el botón Alta en el apartado Gestión Documental automáticamente aparecerá una nueva ventana llamada Documento de Cliente o Documento de Proveedor según la ficha en la que se encuentre. En ella se muestran a título informativo los campos de código de cliente, el nombre de la empresa y el nombre comercial y además se muestra la fecha y hora actual, que puede cambiar como hemos visto en la Entrada rápida de fechas o pulsando la lista desplegable y seleccionando la fecha en el calendario que aparece. Además deberá de añadir una descripción del Documento que va a añadir.

 

Añadir un nuevo documento en la gestión documental de OfiPro

Añadir un nuevo documento en la gestión documental de OfiPro

 

 

 

 

En la parte inferior de la ventana se muestra una vista previa del documento, que se mostrará vacía hasta que se escanee el documento o se añada el archivo.

 

En la parte derecha de la ventana del documento encontramos los botones que nos permiten escanear, añadir, guardar, previsualizar, imprimir o enviar por email el documento. Veamos qué acción realiza cada uno de ellos:

 

 

 

Icono

Nombre

Descripción

Escanear documentos desde Ofipro

Escanear

Permite escanear el documento, y establecer las opciones de configuración (color/blanco y negro, resolución, etc.). Si hay varios escáneres disponibles en el ordenador, se muestra una ventana de selección para elegir cuál es el que debe hacer el escaneado.

Cargar imagen en gestion documental de Ofipro

Cargar

Carga una imagen con un documento ya existente en el disco duro.

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Guardar como

Guarda la imagen en un dispositivo de almacenamiento.

Previsualizar imagen en gestion documental de Ofipro

Previsualizar

Permite visualizar la imagen en una pantalla independiente a mayor tamaño.

Imprimir la imagen del documento en gestion documental

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Imprime la imagen del documento.

Enviar por email la imagen de la gestion documental de Ofipro

Enviar

Envía la imagen por email, acompañada de un texto opcional.

 

 

Una vez que haya cargado o escaneado un documento, puede pulsar el botón Guardar, de la parte inferior de la pantalla, si desea aceptar los cambios realizados. En caso contrario puede pulsar el botón Cerrar.