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Gestión documental

Gestión documental

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Gestión documental

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A través de la gestión documental OfiPro le permite guardar documentos y archivos, asociándolos a una determinada ficha de un asiento contable, un cliente, un artículo, etc.

 

Puede cargar cualquier archivo desde Windows, o utilizar un escáner para guardar imágenes. Posteriormente, puede grabar a disco, editar, o imprimir dicho archivo desde OfiPro.

 

 

Notas sobre OfiPro

 

En OfiPro Contabilidad la gestión documental está disponible en Asientos, Inmovilizados, y Movimientos de caja.

 

En OfiPro Facturación está disponible en Artículos y Mandatos (solo imágenes). En OfiPro ERP y OfiPro versión educativa, además, está disponible en Clientes, Proveedores, Sugerencias, e Incidencias.

 

Las versiones 2016 mantienen la funcionalidad que ya tenían, es decir, está disponible en todos los ficheros, pero solamente gestionan imágenes.

 

 

 

 

hmtoggle_plus1Guardar documentos, archivos o imágenes en una ficha

 

En algunas fichas, como las de Clientes y Proveedores se permiten guardar múltiples documentos de un mismo cliente o proveedor, en el apartado Gestión documental. De cada documento se indica la fecha y hora y una descripción del mismo.

 

Gestión documental en OfiPro

Gestión documental en OfiPro

 

En la parte derecha de este apartado, se encuentran los botones de dar de alta un nuevo documento, dar de baja uno de los existentes, o visualizarlo y editarlo. Para ver un determinado documento, y poder imprimirlo o enviarlo por email, pulse el botón Ir a o haga doble clic sobre el documento y se abrirá la pantalla de edición del Documento seleccionado.

 

gestion_documental_documento

 

 

 

En otras fichas, como la de Asientos contables, solo se permite guardar un documento por cada asiento, en el apartado Documento.

 

Factura en formato pdf grabada en la ficha de un Asiento

Factura en formato pdf grabada en la ficha de un Asiento

 

 

 

En el caso de los Artículos se guarda una imagen, que luego puede ser impresa en los Presupuestos, Facturas, etc.

 

Imagen del artículo grabada en su ficha

Imagen del artículo grabada en su ficha

 

 

 

hmtoggle_plus1Añadir nuevos documentos y trabajar con ellos

 

En la parte derecha de la ventana del documento encontramos los botones que nos permiten realizar las siguientes acciones con el documento:

 

 

Icono

Nombre

Descripción

Cargar imagen en gestion documental de Ofipro

Abrir

Carga un archivo con un documento ya existente en el disco duro.

Escanear documentos desde Ofipro

Escanear

Permite escanear un documento, y establecer las opciones de escaneado (color/blanco y negro, resolución, etc.). Si hay varios escáneres disponibles en el ordenador, se muestra una ventana de selección para elegir cuál es el que debe hacer el escaneado.

Guardar imagen en gestion documental de Ofipro

Guardar como

Guarda el archivo en un dispositivo de almacenamiento externo.

 borrar-mandato

Borrar

Borra el archivo de OfiPro.

Previsualizar imagen en gestion documental de Ofipro

Previsualizar

Si el documento es una imagen, la visualiza en una pantalla independiente.

Imprimir la imagen del documento en gestion documental

Imprimir

Si el documento es una imagen, la imprime.

Enviar por email la imagen de la gestion documental de Ofipro

Enviar

Envía el archivo por correo electrónico, acompañado de un texto opcional.

 

 

Advertencia sobre OfiPro

OfiPro no permite guardar archivos de tamaño excesivo. Si el tamaño del archivo a cargar es excesivo, recibirá un aviso "El tamaño del archivo excede el permitido. Por favor, redúzcalo o comprímalo para poder adjuntarlo".