A cada Cliente se le puede asignar un Contrato o varios:
Contratos y cuotas periódicas en OfiPro
Cada Contrato tiene asignada una Serie y Código, Fecha, un Nombre que lo identifica y un Cliente, además del resto de campos típicos de los Documentos, como Forma de cobro, Agente, Tipo de Retención, etc.
Opcionalmente, puede establecerse un Cliente asociado (en la pestaña Documento): el Cliente al que se le presta el servicio, en aquellos casos en que no coincida con el Cliente al que se le factura (que es el que consta en la cabecera del contrato), para tener una referencia del mismo.
En cada Contrato se puede indicar su Dirección de envío, Contacto, y Notas. También están disponibles Campos libres, similares a los existentes en la ficha de Clientes o Proveedores.
Están disponibles varias categorías de Contratos: Zonas, Grupos, Tipos, etc. que permiten clasificar y organizar los distintos contratos en función de las necesidades de la empresa. Tenga en cuenta que son Categorías específicas de los Contratos, independientes de las categorías de Clientes. Se configuran en los subapartados de la opción Contratos (cuotas periódicas) grupo Ventas de la barra de opciones.
Duración: indique el tiempo que estará en vigor el Contrato, a partir de la Fecha del mismo. Puede limitar la duración a un número determinado de meses, o bien declararla como indefinida, de forma que el Contrato seguirá en vigor mientras no lo dé de baja.
Renovación: En el caso de que la Duración del Contrato no sea indefinida, indique cómo se hará la renovación del mismo:
•Automática: La renovación se produce automáticamente, salvo que el Contrato se dé de baja o se establezca una renovación manual.
•Manual: Indique en Última Renovación la fecha en que se ha renovado por última vez. Se calculará automáticamente la Fecha de Próxima Renovación.
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Si un contrato tiene Renovación automática seguirá facturándose de forma indefinida, independientemente de su Duración. Por ejemplo, si especifica Renovación automática y Duración de 1 mes, el contrato seguirá facturándose de forma indefinida, ya que será renovado mensualmente de forma automática. Para que sean facturados únicamente los meses especificados en la Duración, debe indicarse Renovación manual.
Si un contrato con Renovación manual no se renueva pasado el tiempo de duración del mismo (contado a partir de la fecha de última renovación), dejará de estar en vigor, y sus cuotas no serán facturadas, aunque la ficha del Contrato puede seguir existiendo, si no se ha dado de baja.
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Periodicidad de facturación: indica cada cuánto tiempo se desea facturar, independientemente de la duración del Contrato y de la periodicidad de las cuotas del mismo. Por ejemplo, la duración de un contrato podría ser de doce meses, la periodicidad de las cuotas mensual, y la periodicidad de facturación trimestral. Así, cada trimestre se emitiría una factura con las cuotas de tres meses, durante un año.
Facturación: indique si es a Mes anticipado o a Mes vencido.
Último mes y año facturado: indican cuál ha sido el último periodo del Contrato que ya ha sido facturado. Se gestionan automáticamente, mediante la tarea de Facturar Contratos, por lo que normalmente no se deben modificar manualmente excepto cuando se desee realizar ajustes con carácter excepcional.
Facturación bloqueada: active esta casilla para bloquear temporalmente la facturación de un Contrato sin necesidad de darlo de baja, indicando además la Causa del bloqueo. Por ejemplo, puede bloquearlo ante un impago de su cliente, para evitar la creación de más facturas que puedan ser devueltas.
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Mientras un Contrato tenga la facturación bloqueada, la tarea Facturar Contratos no facturará las cuotas periódicas que éste contenga, pero sí se facturarán todas las cuotas que correspondan, con carácter retroactivo, tan pronto como se anule el bloqueo.
Por ejemplo, si factura los Contratos mensualmente, y en el mes de Enero y Febrero no se facturaron las cuotas periódicas de un Contrato porque estaba bloqueado, al desbloquearlo y facturar en Marzo la factura contendrá las cuotas de Enero, Febrero, y Marzo.
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Procure reflejar en el Contrato la situación real del mismo. Por ejemplo, si en el mes de Marzo está dando de alta un Contrato con retraso, cuando realmente está en vigor desde Febrero, créelo con Fecha de Febrero, y mes de Última facturación también Febrero. Al ejecutar la tarea Facturar Contratos en Marzo, la factura incluirá las cuotas periódicas de Febrero y de Marzo.
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En el apartado Cuotas periódicas se crearán los Artículos a facturar periódicamente (los cuales pueden ser servicios), de forma similar a como se hace en el resto de Documentos.
Además, para cada Cuota, se configura en qué meses se debe facturar. A la derecha de la pantalla dispone de dos botones para activar o desactivar todos los meses.
 Meses a facturas las cuotas periódicas del contrato
Mes y año final: Indica un mes y año de finalización para facturar la cuota actual. Es útil para aplicar promociones o bonificaciones temporales, que deban aplicarse solo durante un periodo de tiempo, y que luego dejen de facturarse. Por ejemplo, para aplicar la promoción “Descuento del 10% el primer año”, cree una cuota (con importe negativo, ya que es un descuento) y especifique el mes/año final, para que una vez pasada dicha fecha deje de aplicarse.
Para establecer una cuota en un club, del cual se emitirá un recibo bancario trimestralmente, establezca en primer lugar la periodicidad de facturación del Contrato como trimestral. Y puede dar de alta la Cuota periódicas de dos formas:
•Indicando como Precio la Cuota trimestral, y activándola sólo en un mes de cada trimestre (por ejemplo Enero, Abril, Julio, y Octubre).
•Indicando como Precio la Cuota mensual, y activándola en todos los meses del año.
La única diferencia entre ellas es que en la primera opción la factura contendrá una sola línea con el precio trimestral, mientras que en la segunda la factura contendrá 3 líneas, una por cada mes del trimestre, con el precio mensual en cada una de ellas.
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