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Contabilización de datos de Facturación

Contabilización de datos de Facturación

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Contabilización de datos de Facturación

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La Contabilización de datos de Facturación, disponible en la opción Contabilización del menú Diario de la barra de opciones, contabiliza automáticamente las facturas, tiques, y los cobros y pagos de OfiPro Facturación, además de generar las cuentas contables de los clientes y proveedores, bancos, etc..

 

 

Contabilice automáticamente todos sus datos de facturación en OfiPro Contabilidad

Contabilice automáticamente todos sus datos de facturación en OfiPro Contabilidad

 

hmtoggle_plus1Origen de los datos

 

Seleccione en primer lugar el Origen de los datos:

 

Contabilización directa de los datos de OfiPro Facturación: Utilice esta opción para contabilizar los datos de OfiPro Facturación directamente, sin necesidad de exportarlos previamente.

 

Contabilización de los datos de otra Cuenta en OfiPro (sólo disponible en OfiPro Contabilidad y OfiPro Asesorías): Ver siguiente apartado.

 

Importación desde ficheros: Utilice esta opción cuando tenga que realizar la contabilización de datos de facturación que provienen de otros programas de facturación distintos de OfiPro. Vea el apartado Formato de los ficheros de Contabilización de datos de facturación para más información.

 

 

 

hmtoggle_plus1OfiPro Asesorías y OfiPro Contabilidad: Contabilización de los datos de otra cuenta de OfiPro

 

Si es usted un asesor que dispone de OfiPro Asesorías u OfiPro Contabilidad y su cliente está suscrito a OfiPro, no necesita recibir los ficheros de datos de facturación de su cliente para contabilizar. Una vez autorizado por su cliente podrá contabilizar automáticamente los datos de OfiPro y podrá crear las cuentas contables y los asientos necesarios sin preocuparse por la recepción de los ficheros.

 

Su cliente le autoriza y ya está. Usted contabilizará los datos cuando los necesite, no importa donde esté ni la hora que sea, y sin esperas.

 

Para activar esta funcionalidad, solicite a su cliente que le autorice a contabilizar automáticamente sus datos de OfiPro, a través de las siguientes instrucciones.

 

Cuando su cliente le haya autorizado, seleccione Contabilización de los datos de otra Cuenta en OfiPro como Origen de los datos, e introduzca el nombre de la Cuenta y Empresa que su cliente le ha comunicado, para proceder a contabilizar sus facturas, cobros, pagos, etc.

 

 

OfiPro le permite contabilizar los datos de la cuenta de su cliente

OfiPro le permite contabilizar los datos de la cuenta de su cliente

 

 

hmtoggle_plus1Documentos a contabilizar

 

Seleccione los datos de Facturación que desee contabilizar: Ventas y Clientes, Compras y Proveedores, Cobros, Pagos.

 

Se crearán automáticamente las cuentas contables de los clientes, proveedores, bancos, etc. de los cuales se haya contabilizado alguna factura, cobro, o pago.

 

Activando la casilla Crear cuentas de todos los Clientes y/o Crear cuentas de todos los Proveedores se crearán las cuentas de todos los Clientes o Proveedores que existan en Facturación. Si no se activan, se crearán sólo de aquellos de los cuales se haya creado algún asiento.

 

 

hmtoggle_plus1Series y Fechas

 

Puede indicar que se contabilicen los documentos de todas las series, o bien realizar una selección de ellas, y un rango de fechas.

 

 

 

Trucos con OfiPro

 

En OfiPro, puede repetir la contabilización de los datos de facturación de un mismo periodo cuantas veces quiera: los datos no se repetirán, no se contabilizará una misma factura dos veces. OfiPro se encarga de que los datos en Contabilidad coincidan con los de Facturación: Si, tras realizar una contabilización de un periodo, en Facturación se crean nuevas facturas en dicho periodo, o se modifican o dan de baja algunas de las previamente existentes, al repetir la contabilización dichos cambios se realizarán igualmente en la Contabilidad. No existe algo parecido a "factura contabilizada / no contabilizada" porque no se necesita.

 

Ejecute cuantas veces quiera la contabilización de datos, incluyendo periodos ya contabilizados, para asegurarse de que la Contabilidad refleje los cambios realizados en la facturación.

 

 

 

hmtoggle_plus1Diario

 

Debe indicar un Diario de importación en el que se generarán los asientos. Por defecto solo existe uno, el diario General.

 

Contabilizar sobre varios diarios de importación distintos permite realizar varios procesos de contabilización independientes, sin que los datos contabilizados en otro de los diarios de importación se vean alterados. Por ejemplo, si su empresa tiene varias delegaciones, cada uno con sus propios datos de facturación, utilice diarios de importación independientes para cada una de ellas, de forma que el proceso de contabilización de cada delegación no afecte a los asientos contabilizados previamente de las otras.

 

Otro caso sería el de varias personas distintas contabilizando datos diferentes mediante esta opción, en una misma empresa. Por ejemplo, una persona contabiliza las ventas mientras otra contabiliza las compras. O una persona contabiliza una determinada serie o series de facturación y otra otras series distintas. En este caso, deberá crear tantos Diarios de importación diferentes como grupos distintos de datos a contabilizar vaya a gestionar.

 

Advertencia sobre OfiPro

 

Tenga en cuenta que si repite la contabilización de datos distintos sobre un mismo diario de importación, el mecanismo que utiliza OfiPro para impedir descuadres entre la facturación y la contabilidad haría que los asientos de la contabilización previa se borrasen: Al no encontrar entre los datos a contabilizar aquellas facturas, cobros, pagos, etc., ya existentes previamente en el Diario, consideraría que son de facturas u operaciones que han sido borradas en la facturación (antes existían y ahora no), y procede a eliminarlos, para evitar que los datos entre facturación y contabilidad difieran. Por tanto, si utiliza esta opción con datos distintos, utilice diarios de importación distintos.

 

 

 

hmtoggle_plus1Desglosar Ventas o Compras por Artículo

 

Opcionalmente, active las casillas Desglosar las Facturas de Clientes o Desglosar las Facturas de Proveedores por artículo, si desea generar los asientos con cuentas contables de Ventas o Compras distintas por cada artículo de los que consten en la factura.

 

Las cuentas contables a utilizar se configuran en la ficha del artículo, en OfiPro Facturación.

 

 

Notas sobre OfiPro

 

Si se desglosa la contabilización por artículos, y en la ficha de un determinado Artículo no se ha especificado su cuenta contable (se ha dejado en blanco), se usará en su lugar la cuenta de contrapartida del Cliente o Proveedor. Si a su vez ésta tampoco está especificada, se usará la cuenta de Ventas o Compras indicadas en esta pantalla, en los apartados Cuentas de Ventas y Cuentas de Compras.

 

 

Active la casilla Título de la cuenta = Nombre del artículo para que cada cuenta de ventas o compras lleve por título el nombre del artículo correspondiente, el que tiene en la ficha de OfiPro Facturación.

 

 

 

hmtoggle_plus1Configuración: Cuentas de Ventas y de Compras

 

Pulse el botón Configuración para indicar las cuentas contables que se usarán en la contabilización, que por defecto son las del Plan General de Contabilidad.

 

 

Configuración de las Cuentas a contabilizar

Configuración de las Cuentas a contabilizar

 

Para cada cuenta, se debe indicar los 3 dígitos del nivel 3, y opcionalmente, el nivel 4 y 5. Por ejemplo, la cuenta de Ventas por defecto es la 700 (nivel 3). Si desea contabilizar las ventas sobre la cuenta 700.1, añada un '1' al nivel 4. No es necesario indicar los ceros a la derecha, para que la cuenta sea la 700.10 o 700.100, etc., según el número de dígitos que haya establecido en el nivel 4.

 

El resto de cuentas de Clientes, Proveedores, Bancos, etc., se configuran en el programa de Facturación, en la correspondiente ficha. Por ejemplo, los Clientes usarán por defecto la cuenta 430.0.x, donde x es el código de cliente. Puede establecer cuentas distintas, si lo desea, cambiando la configuración en la propia ficha de cada Cliente. También son configurables las cuentas a usar como contrapartida.

 

 

 

hmtoggle_plus1Contabilizar

 

Pulse el botón Contabilizar para comenzar el proceso de contabilización.

 

En el apartado Proceso se va informando, por cada uno de los meses a contabilizar, de la evolución del proceso de contabilización, y del número de cuentas contables y asientos creados o modificados.

 

 

 

Notas sobre OfiPro

 

El proceso de contabilización respeta los datos de las cuentas ya existentes previamente, excepto en el caso de las cuentas de Clientes y Proveedores, cuyo datos (título, dirección, etc.) se actualizan siempre con el nombre y dirección que tienen en OfiPro Facturación.

 

Si contabiliza con Desglose de Ventas o Compras por Artículo, y ha activado la casilla Título de la cuenta = Nombre del artículo, también el título de la cuenta de los artículos se actualizan con el nombre que éste tiene en OfiPro Facturación.

 

 

 

 

hmtoggle_plus1Exportar

 

Utilice la opción Exportar para generar los ficheros necesarios para realizar la contabilización exclusivamente en las versiones antiguas de OfiPro.

 

 

Notas sobre OfiPro

En las versiones actuales de OfiPro no es necesario exportar ni generar ningún fichero para realizar el proceso de contabilización de los datos de facturación. Ni siquiera entre cuentas distintas: Consulte el apartado Mi Asesoría para mas información.