Queremos compartir con Vd. nuestra experiencia con el teletrabajo, por si fuera de ayuda a que su empresa pueda afrontar con más facilidad los retos que supone, a la hora de coordinar las personas y garantizar el flujo de información con fluidez y seguridad.
Esta información está especialmente dirigida a las pequeñas empresas, donde los medios y conocimientos técnicos son más limitados.
Esperamos sinceramente que pueda serle de ayuda.
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En nuestra central seguíamos operando con las tradicionales líneas de teléfono basadas en una centralita física, que se encarga de la cola de espera si todos los operadores están ocupados, la redirección entre departamentos, etc.
La solución fue fácil. Tan fácil como eficiente: Pasarnos a telefonía IP. Básicamente, telefonía basada en Internet.
Los operadores conectan sus terminales (teléfonos fijos) a internet... y ya está. Todo se configura con facilidad en la "centralita virtual": Qué operadores reciben las llamadas externas, configurar colas y música de espera, redirecciones de llamadas externas entre los distintos operadores, conferencia a tres, ... independientemente del lugar físico en que se encuentren.
Ventajas: Todas. Sencillez, facilidad de uso, y a un coste considerablemente menor que el que estábamos pagando por las líneas telefónicas tradicionales.
Desventajas: Sin Internet, no hay teléfono. Realmente, sin Internet, en teletrabajo tendríamos poco que hacer, así que es una desventaja muy pequeña respecto a sus considerables ventajas.
Existen muchos operadores que ofrecen telefonía IP entre sus servicios. Nosotros elegimos Premium Numbers (VozIp.com), y estamos muy satisfechos con sus servicios.
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Todo esto del teletrabajo está muy bien: telefonía, ordenadores... todos conectados. Pero sin comunicación verbal y directa, la capacidad de transmitir información y el entendimiento se verán mermados..., o serán mas ineficientes.
Es cierto, sí, pero el problema se puede mitigar. Y mucho. ¿Cómo? Con videoconferencia, y sobre todo eligiendo una aplicación de videoconferencia que no dé problemas, que sea fácil de usar, y que permita vernos, hablarnos, comunicarnos por video o por chat, y enseñarnos mutuamente las pantallas del ordenador entre nosotros, y disponer de una "pizarra" en la que escribir cosas y que todos los participantes la veamos.
Tras evaluar muchas aplicaciones, elegimos Zoom (zoom.us), y tenemos que decir que tras la normal curva de aprendizaje que tiene todo software nuevo, se ha convertido en una herramienta fundamental, imprescindible en nuestro día a día en la empresa.
Zoom no solo sirve para comunicarnos internamente en la empresa, también con clientes, y con nuestros familiares y amigos. Y es especialmente bueno como herramienta para dar formación a distancia.
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Para la organización de tareas en equipo, y la gestión de proyectos, donde se requieren grandes dosis de coordinación entre varias personas, y mucho trasiego de información y documentos accesibles para todos, ya veníamos usando Trello (Trello.com) desde hacía tiempo.
Trello es un gestor de tareas y proyectos muy intuitivo, ágil, disponible tanto para escritorio como para móviles y tablets.
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Con herramientas como OfiPro o Trello, que pueden almacenar documentos y acceder remotamente a ellos, hoy en dia ya no es tan necesario como hace años tener un disco duro en red local en la oficina, para compartir datos entre los diferentes trabajadores de la empresa.
Aún así, si dependemos de dichos datos para el trabajo, debemos ponerlos a disposición de los trabajadores a través de Internet... lo cual implica riesgos de seguridad. Resista a toda costa la tentación de poner un disco duro a compartir a través de Internet con una simple contraseña. Tiene que hacerlo sin poner en riesgo la información, para lo cual debe crear una red privada virtual (VPN), que le dará la funcionalidad de una red local a través de Internet, pero con seguridad.
De todos modos, para compartir información entre pocos usuarios o pequeños departamentos, evalúe la posibilidad de utilizar DropBox Business (DropBox.com), algo parecido a un disco duro online, con la ventaja de la accesibilidad inmediata, porque los ficheros están replicados en el disco duro local de cada ordenador de cada usuario.
DropBox también es muy útil para tener accesibles los mismos ficheros en distintos ordenadores sin necesidad de copiarlos de uno a otro. Por ejemplo, si trabaja en un ordenador fijo en la oficina, y en un portátil en su casa y durante las visitas a sus clientes y proveedores, puede modificar y crear ficheros en el ordenador de la oficina, y luego los tendrá accesibles en el portátil, y viceversa: DropBox se encargará de la sincronización de los ficheros entre ambos equipos, siempre que disponga de una conexión a Internet.
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OfiPro (OfiPro.com) es una aplicación puramente online, con una respuesta muy ágil aún manejando grandes cantidades de datos, accediendo por Internet.
Toda la información de facturación y contabilidad de la empresa, disponible desde cualquier lugar, sin líos, y con total seguridad.
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Es muy importante que todos los usuarios apliquen las actualizaciones de seguridad de Windows en todos los ordenadores de la empresa.
Con Windows 10 puede despreocuparse, Windows actualizará automáticamente el sistema, pero en las versiones anteriores deben aplicarse manualmente.
Hágalo con una frecuencia mínima de una vez al mes. Dado que Microsoft emite las grandes actualizaciones los segundos martes de cada mes, una buena política sería actualizar todos los segundos miércoles de cada mes.
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En las pequeñas empresas, sin un departamento de informática al que recurrir, a veces los pequeños problemas nos ocupan y nos complican las vida más de lo debido.
He aquí algunas soluciones a los pequeños problemas que surgieron al irnos a trabajar en nuestras casas:
Mi Pc es antiguo, no recibe señal wifi
Por unos 10 euros puede adquirir un receptor wifi y conectarlo al Pc por USB, como éste: https://www.mediamarkt.es/es/product/_adaptador-wi-fi-usb-tp-link-wn823n-wifi-n-300mbps-1167798.html
Mi Pc no tiene cámara de video ni micrófono, para las videoconferencias
Recomendamos una cámara pequeña, con conexión USB y con micrófono incorporado, para no tener que añadir un cable extra.
Este modelo de Logitech nos ha funcionado de maravilla: https://www.pccomponentes.com/logitech-hd-webcam-c270, junto con estos pequeños altavoces, también con conexión USB: https://www.pccomponentes.com/logitech-stereo-speakers-z120.
En la oficina trabajaba con 2 monitores simultáneamente, ahora en mi casa utilizo un portátil que solo tiene una salida de video
Se puede trabajar con varios monitores desde un Pc o un portátil aunque tenga solo una salida de video, utilizando este pequeño adaptador USB a HDMI: https://www.amazon.es/Adaptador-HD1080P-Convertidor-Projector-Compatible/dp/B07TC58F34/ref=sr_1_4
Y si el portátil se queda corto de conectores USB, se puede usar un concentrador USB como éste https://www.pccomponentes.com/startech-hub-usb-30-x4-puertos
Necesito trabajar desde lugares en los que no siempre dispondré de Internet
Para un uso temporal o no excesivamente intensivo, puede usar una conexión 3G o 4G, compartiendo Internet desde su móvil.
También puede contratar una SIM prepago, y utilizar este emisor para generar una wifi a la que conectarse desde su Pc o portátil: https://www.pccomponentes.com/tp-link-m7200-router-movil-wi-fi-4g-lte
Esta misma semana O2 (o2online.es), operadora del grupo Movistar, ha aumentado 30GB de datos adicionales en sus móviles, durante dos meses, sin coste alguno, para apoyar el teletrabajo.
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