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Asientos predefinidos

Asientos predefinidos

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Asientos predefinidos

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Asientos Predefinidos, en el desplegable de la opción Asientos, del grupo Diario de la barra de opciones de OfiPro, permite crear y modificar asientos predefinidos, a partir de los cuales se entran los asientos en el Diario de forma automatizada, dirigida por un programa asistente, que se encarga de pedir al usuario sólo algunos de los datos que pueden variar de un asiento a otro (como la cuenta a utilizar, o el importe), calculando automáticamente el resto de los datos del apunte, o de los siguientes apuntes, sin necesidad de introducirlos manualmente.

 

Una vez definido un asiento predefinido, por tanto, se pueden generar nuevos asientos en el Diario de forma más rápida y automatizada que si se hiciese manualmente, reduciendo los posibles errores que se pueden comentar en la entrada de cuentas, conceptos, e importes.

 

En esta pantalla se definen los asientos predefinidos. Una vez definido, en la pantalla del Diario (opción Asientos y Apuntes) se activa la contabilización del mismo, haciendo clic en el botón Asientos predefinidos.

 

OfiPro incluye por defecto un conjunto de asientos predefinidos de uso cotidiano, basados en las cuentas del Plan General Contable de 2007.

 

 

A través de los Asientos Predefinidos podrá crear asientos de manera automatizada en OfiPro

A través de los Asientos Predefinidos podrá crear asientos de manera automatizada en OfiPro

 

 

Por ejemplo, al activar el asiento predefinido "Ventas generales" de la pantalla anterior, para crear el asiento, se pedirán al usuario los siguientes datos:

 

Importe al Haber del primer apunte.
Cuenta del Cliente. Dado que la cuenta 430 estará desglosada en el Plan a un mayor nivel que el 430 que contiene la definición del asiento predefinido, se pedirá la cuenta 430 concreta a utilizar.

 

El resto de campos del asiento se calcularán automáticamente, a partir de estos dos, ya que definen fórmulas que los calculan automáticamente, aunque se pueden modificar en el momento de introducir los datos, si fuese necesario.

 

 

 

Notas sobre OfiPro

 

En OfiPro existen dos opciones que permiten crear "plantillas" de asientos, para contabilizar rápidamente asientos que se contabilizarán con cierta frecuencia:

 

Los asientos predefinidos. Para automatizar la carga de asientos que se repetirán con cierta frecuencia, pero cuyos conceptos, cuentas de IVA, importes, etc. pueden variar.
Los asientos periódicos. Para asientos con cuentas, conceptos, e importe fijos, que se repetirán con una frecuencia fija (mensual, trimestral, etc.). Por ejemplo, nóminas, alquileres, etc.

 

 

Identifique el asiento predefinido con un Código y Nombre, que servirán de referencia a la hora de seleccionar un asiento predefinido en el Diario.

 

Los campos Documento, Archivo y Marca normalmente se dejarán en blanco, ya que se variarán en cada asiento particular, y no se conocerán hasta el momento de la carga del asiento.

 

 

hmtoggle_plus1Apuntes del asiento predefinido

 

En la pestaña Apuntes se definen los distintos apuntes que formarán el asiento final.

 

Número de apunte es automático, identifica el número del apunte dentro del asiento. Es importante dicho número para su uso en las fórmulas, como veremos a continuación.

 

Puede introducir la Cuenta tanto con un código numérico como alfabético (por ejemplo, las primeras letras del título de la cuenta). Cuando el asiento predefinido se active en la carga de Asientos, la expresión que conste en el campo Cuenta será evaluada en función del Plan Contable de la empresa: Si la cuenta existe, y es de máximo nivel, se acepta sin más. Si no es de máximo nivel, se visualiza la pantalla de Selección de cuentas. Si no existiese, se permite darla de alta.

 

 

Trucos con OfiPro

 

Recuerde que puede introducir como Cuenta no solo el código de una cuenta o grupo (o parte de él), sino también las primeras letras del título de la misma.

 

Por ejemplo, puede introducir 430 como código, para que en el momento de la carga se visualice la pantalla de selección de cuentas, que solo contendrá las cuentas de clientes.

 

Y también puede introducir "DISTRIBUCIONES", para que en el momento de la carga se visualicen, en la pantalla de selección de cuentas, aquellas cuentas cuyo título comience por "DISTRIBUCIONES". Otros ejemplos útiles serían "CAJA" o "BANCO" o "NOMINA"

 

Así, el asiento predefinido funcionará independientemente del código concreto que tenga la cuenta del cliente en el Plan contable de cada empresa.

 

 

En el Concepto puede introducir texto literal, o fórmulas, que se explicarán al final de este apartado.

 

Además de texto literal y fórmulas, en el concepto también se pueden usar las expresiones de los Conceptos tipo, como [DOCUMENTO], [CUENTA], etc.

 

También puede introducir como texto del concepto el código de un concepto tipo, para que éste se active automáticamente en la carga del asiento predefinido.

 

En el campo Debe o Haber se entra el Importe del apunte. Se puede introducir un 0, que indica que el importe lo debe introducir el usuario manualmente, al crear cada asiento, o bien una fórmula que calcule automáticamente el importe que corresponda.

 

Opcionalmente, entre como Descripción una indicación que le indique al usuario, en el momento de introducir el apunte, qué dato debe introducir. Por ejemplo, en la pantalla anterior, el primer apunte tiene como Descripción "Introduzca la Base Imponible de la Factura".

 

 

 

hmtoggle_plus1Fórmulas

 

Las fórmulas son expresiones que se pueden usar en los campos Cuenta, Concepto o Importe, y permiten calcular el contenido del campo a partir del contenido de otros apuntes anteriores.

 

Pulse el botón Fórmula, a la derecha de dichos campos, para activar una ventana de ayuda en la que se pueden ver las fórmulas disponibles para cada campo.

 

A través de las fórmulas podrá calcular automáticamente el contenido de los campos del asiento

A través de las fórmulas podrá calcular automáticamente el contenido de los campos del asiento

 

 

Fórmulas del campo Cuenta

 

 

Fórmula

Ejemplo

El campo se establece al valor...

[CUENTAx]

[CUENTA1]

[CUENTA2]

El campo se establece al mismo valor que la cuenta del apunte número x.

 

 

 

Fórmulas del campo Concepto

 

El campo Concepto puede contener cualquier texto que se desee, complementado con las siguientes expresiones y fórmulas:

 

 

Fórmula

Ejemplo

El campo se establece al valor...

[CUENTA]

[CUENTA]

Cuenta del apunte actual.

[CUENTAx]

[CUENTA1]

Cuenta del apunte número x.

[TITULO]

[TITULO]

Título de la cuenta del apunte actual.

[TITULOx]

TITULO1]

Título de la cuenta del apunte número x.

[DOCUMENTO]

[DOCUMENTO]

Número de Documento especificado en el Asiento.

[CONCEPTOx]

[CONCEPTO1]

Concepto del apunte número x.

[IMPORTEx]

[IMPORTE1]

Importe, en números, del apunte número x.

 

 

Si se incluye un signo de interrogación “?” en el concepto, al introducir los datos del asiento el cursor se colocará en esa posición. En caso de no introducir el interrogante, el cursor saltará automáticamente al siguiente campo (importe).

 

Vea además en el capítulo Conceptos tipo una lista de las expresiones admitidas en el campo Concepto, como [CLIENTE], [PROVEEDOR], [FECHA], etc.

 

 

Fórmulas del campo Importe

 

 

Fórmula

Ejemplo

El campo se establece al valor...

[IMPORTEx]

[IMPORTE1]

Importe del apunte número x.

[IVA(Base,Tipo)]

[IVA(IMPORTE1,18)]

Cuota de IVA correspondiente a la Base imponible y tipo especificados. La Base puede ser el importe de un apunte anterior.

[BASE(Total,Tipo)]

[BASE(IMPORTE1,18)]

Base imponible correspondiente al Importe Total y tipo especificados. El Importe Total puede ser el importe de un apunte anterior.

[RETENCION(Importe,Tipo)]

[RETENCION(IMPORTE1,19)]

Retención a aplicar, a partir del Importe y tipo especificados. El Importe puede ser el importe de un apunte anterior.

[CUADRAR]

[CUADRAR]

Importe que cuadra el asiento. Se suele usar en el último apunte del asiento.

 

 

El campo Importe, además de las fórmulas aquí listadas, admite también operaciones matemáticas básicas (suma, resta, división, multiplicación), así como el uso de paréntesis. Si tiene que indicar un importe con decimales, use el punto decimal como separador, no la coma.

 

 

Advertencia sobre OfiPro

 

Tenga presente que en las fórmulas no se puede hacer referencia a apunte posterior al actual. Por ejemplo, no se puede utilizar la fórmula [CUENTA2] en el apunte nº 1.

 

Tenga en cuenta que si reordena las líneas de apuntes, el número de apunte no se recalcula, quedando en distinto orden al orden de visualización. Entonces será necesario repasar las fórmulas, para que ninguna haga referencia a apuntes posteriores al actual.

 

 

 

hmtoggle_plus1Contabilizar un asiento predefinido

 

En la pantalla del Diario (opción Asientos y Apuntes) se activa la contabilización de los asientos predefinidos existentes, haciendo clic en el botón Asientos predefinidos.

 

 

Active la contabilización de asientos predefinidos desde la propia pantalla de alta de asientos

Active la contabilización de asientos predefinidos desde la propia pantalla de alta de asientos

 

 

Dicho botón sólo estará accesible si el asiento está vacío, es decir, si no existen apuntes previamente introducidos.

 

 

Trucos con OfiPro

 

Para seleccionar un determinado Asiento predefinido entre los disponibles en la lista, utilice la búsqueda incremental por teclado, es decir, teclee las primeras letras del código del asiento que desea activar.

 

Por ejemplo, si busca el predefinido NOMINAS, tecleando <N> la lista seleccionará automáticamente el primer asiento predefinido que comienza por "N". A continuación, pulsando la tecla <O> se selecciona el primero que comienza por "NO". Y así sucesivamente, teclee las letras necesarias para que se seleccione el que Vd. desea, y a continuación pulse Entrada para activarlo.

 

 

 

Al activar el Asiento predefinido, se piden los datos en la parte inferior de la pantalla del Asiento, resaltada en color amarillo.

 

En primer lugar, se entran el Documento, Archivo y Marca del Asiento, y a continuación la Cuenta, Concepto e Importe de cada uno de los asientos que lo componen.

 

Entre los datos solicitados para el asiento predefinido

Entre los datos solicitados para el asiento predefinido

 

 

En aquellos campos en los que su valor ya esté correcto sin más, debido a que se han empleado fórmulas, simplemente pulse Entrada para pasar al siguiente campo, o haga clic directamente en el botón Siguiente o Terminar.

 

Tras finalizar la entrada de todos los apuntes, el asiento estará completo y podrá modificarlo, o grabarlo directamente, como cualquier asiento introducido manualmente.

 

OfiPro ha creado automáticamente el asiento a partir de los datos entrados 

OfiPro ha creado automáticamente el asiento a partir de los datos entrados