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Fichas de artículos

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Fichas de artículos

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Desde la opción Artículos, que se encuentra en el grupo Artículos de la barra de opciones, se configuran los distintos Artículos con los que trabaja la empresa.

 

 

Ficha de artículos en OfiPro

Ficha de artículos en OfiPro

 

 

Los Artículos puede contener tanto bienes materiales como servicios. En el caso de los servicios, puede crearlos sin asociarlos a ningún Almacén, para que no se gestionen stocks de ellos, al ser innecesarios.

 

Cree una ficha de Artículo independiente para cada artículo del que le interese controlar su stock, u obtener estadísticas de ventas individuales, tanto de cantidades como de importes. En el caso de los servicios, puede crear artículos diferentes por cada servicio o varios artículos que diferencien los principales tipos de servicios que presta, si le interesa obtener posteriormente estadísticas diferenciadas de ellos, o bien crear uno solo genérico, por ejemplo Servicios o Mano de obra.

 

Cada Artículo se identifica con una Referencia y, opcionalmente, también con un Código de barras. Éste permite la identificación rápida del Artículo en las ventas por TPV utilizando un lector de código de barras.

 

Opcionalmente, en el campo Descripción, podrá detallar una descripción amplia sobre los artículos. Si lo desea esta descripción podrá modificarla al introducir el artículo en documentos tales como pedidos, albaranes o facturas y escoger en qué documentos se imprimirá.

 

 

hmtoggle_plus1General

 

 

En la pestaña General de la ficha del Artículo se encuentran los siguientes campos:

 

Categorías a las que pertenece el Artículo, como Familia, Gama, o Grupo. Las Categorías establecen clasificaciones de los artículos, que posteriormente permiten hacer filtros en los listados, búsquedas, o a la hora de facturar o aplicar promociones hacerlo solamente de una determinada categoría de artículos. Consulte el siguiente ejemplo de uso de categorías de artículos.

 

Tipo de IVA: Tipo de IVA a aplicar a este artículo.

 

Aplicar retención: active esta casilla si debe aplicar

 

Suplido: active esta casilla si el artículo representa un suplido (sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente) en sus facturas de venta.

 

Beneficio mínimo: Permite establecer un porcentaje de beneficio mínimo para este artículo. Si durante la creación de un nuevo documento de venta el margen fuese inferior, se recibe un aviso, aunque se permite realizar la venta igualmente. Especifique un valor cero en este campo para desactivar el aviso.

 

 

Notas sobre OfiPro

Para el cálculo del beneficio se tiene en cuenta el precio medio ponderado actual del artículo. No se recibe ningún aviso en las ventas a precio cero, ni los abonos de mercancía.

 

 

Estado: puede indicar si el Artículo está activo o inactivo. Los artículos inactivos no aparecerán por defecto en las listas y listados de Artículos ni en los de Stocks.

 

Active las Medidas en los artículos cuyo Stock y Precio se calculen en metros cuadrados o metros cúbicos (o una unidad de medida equivalente) como por ejemplo telas, cristales, azulejos, etc. Más información en Artículos con medidas (alto, ancho y largo).

 

La gestión de Cajas en los Artículos permite comprarlos y venderlos por cajas, calculando la cantidad de artículos en función del número de cajas, y controlando tanto el stock de cajas como de unidades de los artículos. Más información en Artículos en cajas.

 

Por último, active la casilla Tara para activar el destare automático para el artículo. Más información en Tara y destare automático.

 

Active la casilla Sólo imprimir la Descripción, si no desea imprimir la referencia y el nombre del artículo en un documento. Esta opción es útil, por ejemplo para servicios y artículos genéricos si desea modificar el texto de la descripción justo antes de imprimir.

 

Active la casilla correspondiente si el artículo está incluido en la Tienda Online.

 

 

hmtoggle_plus1Ficha

 

El apartado ficha contiene varios subapartados en los que podrá configurar las siguientes características de los artículos.

 

Asignar Propiedades a un Artículo se pueden gestionar características del mismo como la Talla, el Color, Número de serie, Lote, Fecha de caducidad, etc., controlando el stock automáticamente por dichas propiedades además de por unidades.

 

Kits de Artículos, artículos que están compuestos a su vez de otros artículos, llamados componentes del Kit.

 

En el subapartado Idiomas puede generar descripciones del Artículo en los distintos idiomas que utilicen sus clientes y proveedores, cuando no coincida con el idioma que por defecto usará en la empresa. Los documentos de cada cliente o proveedor se imprimirán con las descripciones de los artículos en su propio idioma.

 

En el subapartado Campos libres dispone de varios campos de uso libre, para almacenar en ellos la información que Vd. estime oportuna sobre los Artículos.

 

Recuerde que puede utilizar los filtros para emitir listados, etiquetas, etc., basados en el contenido de dichos campos.

 

En Aviso puede escribir un texto que posteriormente aparecerá como aviso cada vez que vaya a generar un documento con este artículo. Por ejemplo, podría poner el texto “Disponible promoción 3x2 durante el mes de Diciembre”.

 

También en Varios, indique como Cuenta contable el número de cuenta contable a asignar a este Artículo en la contabilidad, si va a contabilizar las ventas o las compras desglosándolas por artículos.

 

La cuenta se entra desglosada por niveles (por ejemplo, en la cuenta 700.10.227 el nivel 3 es 700, el nivel 4 es 10, y el nivel 5 es 227), ya que en la contabilidad el número de dígitos de cada nivel es dinámico, se puede aumentar o disminuir según las necesidades de desglose en la contabilidad.

 

 

hmtoggle_plus1Precios de venta

 

El apartado Precios se desglosa a su vez en tres sub-apartados:

 

Precios de Venta al Público.
Precios de clientes.
Descuentos por Cantidades.

 

 

hmtoggle_plus1Precios de Venta al Público

 

Permite configurar las tarifas de Precios de Venta al Público y Descuentos. Puede crear hasta 9 tarifas de PVP distintas, y asignarle una de ellas a cada Cliente en su ficha. También puede crear hasta 9 tarifas de Descuento distintas. Y combinarlas como desee. Por ejemplo, creando varias tarifas de PVP sin Descuentos, o creando una sola tarifa de PVP con 9 tarifas de Descuentos distintas.

 

 

Tarifas PVP y tarifas de descuento en artículos

Tarifas PVP y tarifas de descuento en artículos

 

 

 

Notas sobre OfiPro

 

Por defecto los Precios se entran sin IVA, calculándose el Precio IVA incluido automáticamente.

 

Active la casilla Considerar el Precio de los artículos con el IVA incluido en el apartado Artículos de la opción Mi Empresa si desea introducir los Precios IVA incluido, de forma que se calcule automáticamente la base imponible.

 

 

 

hmtoggle_plus1Precios de clientes

 

En este apartado puede configurar precios y descuentos de este Artículo específicos para un Cliente o grupos de Clientes.

 

En la pestaña Por Cliente se encuentra la misma información que en la ficha de Clientes, en el apartado Precios y Descuentos Cliente/Artículo, sólo que vista desde el punto de vista del Artículo, no del Cliente. Es decir, en la ficha de un Cliente podrá ver los Precios que éste tiene asignados para cada Artículo, mientras que en la ficha de un Artículo podrá ver los Precios que tiene asignado para cada Cliente.

 

En la pestaña Por Grupo de Cliente se definen precios y descuentos específicos del Artículo para Grupos de Clientes.

 

Contiene la misma información que la ficha de Grupos de Clientes, sólo que vista desde el punto de vista del Artículo, no del Grupo de Cliente. Es decir, en la ficha de un Grupo de Cliente podrá ver los Precios que éste tiene asignados para cada Artículo, mientras que en la ficha de un Artículo podrá ver los Precios que tiene asignado para cada Grupo de Cliente.

 

hmtoggle_plus1Descuentos según cantidad

 

Utilice este apartado para definir Precios o Descuentos variables según la Cantidad de artículos vendida. Se gestionan hasta seis rangos cantidades a los que corresponde un precio y descuento determinado.

 

Si se ha especificado Precio por Rango de Cantidades, aplicamos Precio y Descuento (incluso aunque el Descuento sea 0).

 

Si se ha especificado sólo el Descuento por Rango de Cantidades (es decir, el Precio por Rango de Cantidades es 0), se aplica sólo el Descuento (y se aplicará el Precio que corresponda a continuación, según el orden de prioridades).

 

Si la Cantidad que consta en el documento de venta es menor que la Cantidad del primer rango de precios, no se aplica el Precio ni el Descuento de ningún rango de cantidades.

 

 

hmtoggle_plus1Precios de compra

 

En el apartado Precios de Compra se pueden establecer tanto los Proveedores del Artículo como las Referencias de Proveedor, las referencias que el Proveedor utiliza para identificar los artículos, y los Precios y Descuentos de compra, lo que comúnmente se conoce como Tarifa de Proveedor.

 

Precios, referencias y tarifas de proveedor del artículo

Precios, referencias y tarifas de proveedor del artículo

 

 

Consulte el apartado Precios, Descuentos y Referencias de Proveedor (Tarifa de Proveedor) del apartado Proveedores para mayor información.

 

En el sub-apartado Precios de Compra se muestran el Precio Medio Ponderado y el Precio de Ultima Compra del Artículo, así como las fechas de última modificación de los mismos.

 

Activando la casilla Actualización automática de PVPs según el PUC los Precios de Venta al Público del Artículo se actualizarán automáticamente. Cada tarifa de PVP (PVP 1 a PVP 9) se establecerá como el PUC más un margen, especificado en porcentaje. Especifique un margen de cero para que el PVP no varíe. En Mi Empresa puede especificar el tipo de redondeo a aplicar en la actualización de los PVPs.

 

 

 

hmtoggle_plus1Stocks

 

El apartado Stocks de la ficha de Artículos se desglosa a su vez en tres sub-apartados:

 

Stocks: Visualiza el stock del artículo (actual, pendiente de recibir, etc.) en todos los almacenes.

 

Stocks por Almacén: Permite dar de alta el artículo en los almacenes, así cómo especificar el stock mínimo y recomendado, y la ubicación en el mismo.

 

Stocks por Propiedades: Visualiza el stock actual del artículo por Propiedades. Puede especificar que se visualicen los de todos los Almacenes, o solo uno específico.

 

Active la casilla Avisar de stock bajo mínimos si desea recibir un aviso cuando el stock del artículo baje del mínimo.

 

 

Apartado Stocks de la ficha de artículos

Apartado Stocks de la ficha de artículos

 

 

En OfiPro, un mismo Artículo puede estar en todos los Almacenes existentes, o solo en parte de ellos, o en ninguno, si no le interesa controlar su stock.

 

Puede dar de alta un artículo en todos los almacenes utilizando la tarea Alta del artículo en almacenes.

 

 

Notas sobre OfiPro

Si tiene varios almacenes en la empresa, lo más frecuente es dar de alta todos los artículos en todos los almacenes. Pero también puede optar por dar de alta cada artículo solo en aquellos almacenes en los que realmente el artículo esté presente. Así, cuando emita listados de stocks de un determinado almacén solo incluirá los artículos que realmente estén en él (en vez de incluir muchos artículos con stock cero).

 

Si no desea gestionar el stock de un determinado artículo, basta con que no lo dé de alta en ningún Almacén.

 

Más información acerca de la gestión de almacenes y stocks en el apartado Almacenes y Stocks.

 

 

hmtoggle_plus1Ventas/Compras

 

Desde este apartado se pueden visualizar y acceder de forma rápida a los distintos Documentos de venta y compra que contienen el Artículo.

 

Está dividido a su vez en cuatro sub-apartados:

 

Documentos de Venta

 

Documentos de Compra.

 

Documentos de Almacén.

 

Documentos de Fabricación.

 

 

Ver documentos del artículo en OfiPro

Ver documentos del artículo en OfiPro

 

En el caso de los documentos de venta puede introducir el código de un Cliente (o el código de un Proveedor en los documentos de compra) en la parte superior de la pestaña, para que se visualicen exclusivamente los documentos de dicho Cliente o Proveedor.

 

De cada documento se visualizan las líneas de los artículos, con los correspondientes precios y descuentos aplicados en ellas.

 

 

 

Notas sobre OfiPro

Los campos que se visualizan de cada documento, y el orden de los registros, es el que se haya establecido para la correspondiente lista. Por ejemplo, en el apartado Facturas se visualizarán los mismos campos y orden que el usuario haya configurado en la lista de Facturas.

 

 

Podrá editarlos, crear uno nuevo, o imprimirlos con los botones de la parte derecha y que tienen las siguientes funciones:

 

Botón

Nombre

Descripción

Botón Ir a en Ofipro

Ir a

Permite editar el documento, es decir, verlo y cambiar opciones. También se edita haciendo doble clic sobre el documento en la rejilla de datos.

Botón Nuevo en Ofipro

Nuevo

Crea un nuevo documento del tipo de documentos que estemos visualizando.

Botón Imprimir en Ofipro

Imprimir

Permite imprimir el documento que estamos viendo.

 

 

En Informes podrá ver y ejecutar rápidamente los distintos informes estadísticos de Artículos disponibles. Estos informes están disponibles igualmente en la opción Informes y Estadísticas. Este apartado solamente permite acceder a ellos más rápidamente, sin necesidad de cambiar de pantalla.

 

En la parte derecha del apartado dispone del botón Ejecutar, que servirá para ejecutar el informe seleccionado en pantalla.

 

 

hmtoggle_plus1Imagen del artículo

 

En este apartado puede añadir una imagen del Artículo, que posteriormente podrá imprimir en los documentos, listados, y etiquetas, e incluirla en los catálogos web de artículos.

 

Imagen del artículo en OfiPro

Imagen del artículo en OfiPro

 

Trucos con OfiPro

Procure utilizar una imagen de tamaño reducido, preferiblemente en un formato comprimido, como JPEG o PNG, y que no tenga excesivos márgenes (espacio en blanco) alrededor, ya que se visualizaría muy pequeña en los documentos impresos.

 

Consulte el apartado Gestión Documental para mayor información.

 

 

hmtoggle_plus1Notas

 

En este apartado podrá guardar Notas sobre el Artículo sin límite de texto: cualquier dato que considere de interés, tales como características técnicas del artículo, comentarios sobre el mismo, etc. Consulte el Editor de textos para mayor información.

 

 

hmtoggle_plus1Tareas

 

Desde el botón Tareas de la ficha podrá acceder a Actualización de precios de venta que facilita la tarea de actualizar masivamente los Precios de Venta al Público.